Profils commerciaux¶

Votre société vend parfois sous un autre nom que le sien : une enseigne, une marque, une activité qui a son propre logo et sa propre adresse de contact. Un profil commercial est cet autre nom. Chaque facture, rapport de réunion ou campagne de lettres choisit sous lequel il se présente.

Tant que vous n'en créez aucun, rien ne change : tout part sous le nom de votre société, comme avant, et aucun choix de profil n'apparaît sur vos écrans.

Ce qu'un profil change, et ce qu'il ne change pas¶

Un profil porte ce que votre client voit en tête du document :

le nom commercial ;
le logo et les couleurs de l'en-tête et du pied des PDF ;
l'adresse, l'email, le téléphone et le site web ;
l'IBAN sur lequel être payé ;
les mentions en pied de facture ;
la signature des rappels de paiement et des comptes rendus de réunion envoyés sous ce nom.

Tout champ laissé vide reprend celui de la société. Un profil qui partage votre compte bancaire ou votre adresse n'a donc pas à les recopier — et il suivra de lui-même le jour où ils changent.

Ce qu'un profil ne porte jamais : la raison sociale, la forme juridique et le numéro de TVA. Un nom commercial n'est pas une personne morale : c'est toujours votre société qui facture, qui déclare la TVA et qui est inscrite à la Banque-Carrefour des Entreprises. Ces trois informations restent celles de la fiche de la société, et figurent sur chaque facture quel que soit le profil choisi.

Le profil standard

La fiche de votre société est elle-même un profil : le profil standard, celui des pièces qui n'en choisissent pas d'autre. Il n'a pas de fiche à part — pour changer son logo ou son adresse, modifiez la société.

Créer un profil¶

Paramètres › Sociétés › votre société › onglet Profils commerciaux › Nouveau profil.

Seul le nom commercial est obligatoire. Renseignez ensuite ce qui diffère de la société ; chaque champ vide rappelle qu'il reprendra sa valeur.

Pour les couleurs, choisissez au nuancier ou tapez le code hexadécimal (#b5482a, ou b5482a sans le dièse). Tant que le champ est vide, le nuancier montre la couleur de la société qui s'appliquera.

Le logo se dépose une fois le profil créé : sa fiche s'ouvre dès l'enregistrement. Sans logo propre, le profil utilise celui de la société ; Reprendre celui de la société retire un logo déposé.

Créer, modifier et supprimer un profil est réservé aux administrateurs de la société.

Modifier, archiver ou supprimer un profil¶

Paramètres › Sociétés › votre société › onglet Profils commerciaux, puis le nom du profil.

Modifier un profil change aussi l'en-tête des pièces qui le portent, à leur prochaine impression.

Archiver retire le profil des choix proposés. Les pièces qui le portent déjà le gardent, et se réimpriment toujours sous son nom ; l'écran d'une telle pièce l'affiche avec la mention (archivé). Réactiver le remet en service.

Supprimer n'est possible que pour un profil qu'aucune pièce ne porte. Une facture partie chez un client sous un nom doit pouvoir se réimprimer sous ce même nom : si le profil a déjà servi, Tako refuse la suppression et vous propose de l'archiver.

Choisir le profil d'une pièce¶

Le choix apparaît sur chaque écran concerné dès que la société a au moins un profil actif. La première option est toujours la société elle-même, suivie de la mention (standard).

Factures de vente et notes de crédit¶

Sur la facture, le champ Émise sous — voir Ventes.

Le PDF porte alors le nom commercial en tête, suivi d'une ligne qui nomme la personne morale et sa TVA (« Everbright SRL — TVA BE0… »), puis l'IBAN et les mentions du profil.

Le profil se fige dès que la pièce est validée ou émise, comme son numéro : un document parti chez le client ne change plus d'en-tête. Dévalidez-la d'abord si elle doit changer.
Une note de crédit créée depuis une facture reprend le profil de la facture ; une facture établie depuis une proforma, celui de la proforma.
Sur Peppol, le vendeur reste la personne morale (nom et numéro de TVA) ; l'adresse, l'email et l'IBAN sont ceux du profil, et le PDF joint porte le même en-tête que celui que vous téléchargez.

Rappels de paiement¶

Un rappel réclame une facture : il parle donc sous le profil qu'elle porte. Le nom et les coordonnées de l'en-tête, l'IBAN indiqué pour payer, la signature du message — et le logo, si la mise en page des emails l'affiche — sont ceux du profil, et la facture jointe est la même que celle que vous téléchargez. Rien à régler : le profil vient de la facture.

Rapports de réunion¶

À la création d'un rapport, le champ Sous le profil propose celui de la réunion précédente : une série de réunions se tient d'ordinaire sous le même nom. Il se change ensuite à tout moment, dans l'en-tête du rapport — voir Réunions.

Le PDF du compte rendu porte le nom et le logo du profil. À la diffusion, le message est signé du nom commercial, et porte la signature du profil s'il en a une.

Lettres Callout¶

Pour une campagne par courrier, le champ En-tête de la lettre se trouve dans l'onglet Réglages, parmi les options du courrier — voir Callout. Il vaut pour toutes les lettres de la campagne : aperçu, simulation, envoi et impression. Sous un nom commercial, la lettre nomme aussi la personne morale et sa TVA.

L'expéditeur de la campagne reste la personne qui signe ; le profil est l'en-tête sous lequel elle écrit.

Points de vigilance¶

Le profil ne change pas qui facture. Votre comptabilité, votre déclaration de TVA et votre registre des ventes restent ceux de la société, quel que soit le nom sur le document.
Un IBAN propre au profil doit être un compte de la société. Tako l'imprime tel quel : c'est sur lui que votre client paiera.
Dans un email, la mise en page reste celle de la société. Un rappel de paiement ou un compte rendu envoyé sous un profil prend son nom, sa signature et — pour le rappel, si la mise en page affiche un logo — son logo ; les couleurs, l'en-tête et le pied du message restent ceux de Paramètres › Mail › Mise en page.