Dossiers¶
Dossiers. Les affaires elles-mêmes ont leur entrée dans le menu ; leurs natures se règlent dans Paramètres › Dossiers, plus bas sur cette page.
Un dossier regroupe tout ce qui se rapporte à une même affaire : un impayé, un litige, un recouvrement chez l'huissier, une négociation en cours.
Son intérêt est de rassembler des éléments qui vivent normalement dans des écrans différents — une facture fournisseur, une facture de vente, un message, un document — sous un seul objet qu'on peut suivre et exporter.
Créer un dossier¶
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Objet | Impayés Graydon |
| Référence | Votre numéro de dossier, ou celui de l'huissier |
| Nature | Litige, Huissier, Négociation… |
| Statut | Ouvert, En cours, Suspendu, Clos |
| Notes | Le fil de ce que vous voulez retenir |
Les dates d'ouverture et de clôture (Ouvert le, Clos le) situent le dossier dans le temps.
Les natures¶
Paramètres › Dossiers. Les natures de dossier sont à vous : créez les catégories qui correspondent à votre activité. Tant que vous n'en avez défini aucune, les dossiers restent sans nature — ce qui reste parfaitement utilisable, mais rend le filtrage moins commode.
+ Nouvelle nature pour en ajouter une ; cliquer une ligne l'ouvre et la corrige, sans avoir à la supprimer (ce qui détacherait les dossiers qui la portent). Le champ de recherche filtre la liste, accents ou pas.
Éléments rattachés¶
Un dossier ne porte aucun montant par lui-même. Il rassemble des documents qui, eux, portent l'argent — c'est ce qui garantit qu'une somme n'est jamais comptée deux fois.
On y rattache des factures d'achat, des factures de vente, des messages et des documents, chacun avec un rôle :
- créance — la dette d'origine, ce qu'on vous doit ou ce que vous devez ;
- frais — ce que l'affaire a coûté en plus : honoraires d'huissier, frais de justice, intérêts de retard ;
- communication — les échanges, pour mémoire.
Un message classé depuis le module Courrier se range dans les Communications du dossier, aux côtés des appels et des courriers que vous y notez à la main. Il y est en lecture seule : il appartient à sa boîte, le dossier ne fait que le désigner.
Exporter en PDF produit une synthèse du dossier et de ses éléments, à transmettre à un avocat ou à un huissier.
La liste¶
Dossiers. La liste des affaires en cours : impayés, litiges, recouvrements.
La liste donne, dossier par dossier, sa référence, son objet, sa nature, le total des créances, celui des frais, le reste dû et son statut. Créez-en un avec + Nouveau dossier : son objet (Impayés Total Energies), sa référence (HUIS-2026-014), son créancier et son huissier / avocat. Tako ouvre alors sa fiche.
Cliquez sur l'objet d'un dossier pour ouvrir la sienne.
La fiche d'un dossier¶
Dossiers › un dossier. Chaque dossier a sa propre adresse : la page se met en signet, s'envoie à un collègue, et se retrouve avec le bouton « précédent ». Un litige dure souvent des mois — c'est le genre de page qu'on rouvre cent fois.
La fiche tient en quatre parties, sous l'objet du dossier et son statut, que vous changez à tout moment (Ouvert, En cours, Suspendu, Clos).
Les achats du dossier¶
Rattachez-y des achats en les cherchant par numéro, fournisseur ou montant, et cochez-en plusieurs d'un coup. Chaque achat rattaché l'est dans un rôle :
- comme créance — la dette elle-même ;
- comme frais — ce que l'affaire coûte en plus (honoraires, frais de justice), avec le poste sur lequel les imputer.
Le dossier affiche alors le total des créances, celui des frais et le reste dû. Retirer sort un achat du dossier sans le supprimer.
Les communications¶
Le fil de l'affaire, du plus récent au plus ancien. Il réunit deux choses :
- les échanges que vous notez avec + Noter un échange — un appel, une visite, un courrier — avec leur durée, leur interlocuteur et votre compte rendu. Dans un litige, c'est souvent la seule pièce qui explique où en est le dossier ;
- les mails classés dans ce dossier depuis le module Courrier, reconnaissables à la mention classé depuis le module Mail. Ils s'y rangent à leur date, avec leur expéditeur et le début de leur texte ; Ouvrir le message affiche le mail entier, ses pièces jointes comprises.
Un mail ne se modifie pas depuis le dossier : il appartient à sa boîte, le dossier ne fait que le désigner. La croix le retire du dossier — le message reste dans sa boîte, et le retrait s'annule depuis le journal.
Les plans de paiement¶
Quand un accord est trouvé, saisissez son montant et le nombre d'échéances : Tako génère l'échéancier et suit ce qui a été réglé. Les virements que la banque sait rapprocher de ce dossier sont proposés, jamais pointés tout seuls — c'est vous qui dites quelle échéance un versement solde.
L'export¶
Exporter en PDF produit la synthèse du dossier : ses achats, son fil de communications, ses plans. Vous choisissez de n'annexer aucune pièce, toutes, ou celles que vous cochez. Les pièces qui ne sont pas des PDF sont citées mais pas annexées : les convertir changerait le contenu d'un document remis à un tiers.