Premiers pas

Se connecter

Tako est en bêta privée : il n'y a pas d'inscription libre. Vous recevez un lien d'invitation par email, ou un administrateur de votre société vous crée un compte (voir Utilisateurs et rôles).

Sur l'écran de connexion, saisissez votre email — il sert d'identifiant — et votre mot de passe.

Si la double authentification est activée sur votre compte, un second écran, Vérification, vous demande le code à six chiffres de votre application d'authentification. Vous pouvez y entrer à la place un de vos codes de secours. Voir Mon compte pour l'activer ou la désactiver.

Vous arrivez par un lien partagé

Si vous ouvrez une adresse de l'application sans être connecté — un signet, un lien envoyé par un collègue — Tako affiche la connexion plutôt que la page d'accueil. Connectez-vous, puis rouvrez le lien.

Créer votre société

Paramètres › Sociétés.

Une société est le contenant de toutes vos données : factures, contacts, comptes bancaires, rapports. Tant que vous n'en avez pas une, il n'y a nulle part où ranger quoi que ce soit — c'est donc la première chose à faire.

La personne qui crée une société en devient automatiquement administrateur.

Renseignez :

• le nom et le numéro de TVA/BCE. Saisir le numéro suffit le plus souvent : Tako interroge la Banque-Carrefour des Entreprises et remplit la forme juridique et l'adresse pour vous ;
• le logo et les couleurs primaire et secondaire — ils servent à l'en-tête et au pied des PDF que Tako génère (rapports, postes ouverts, factures de vente).

La fiche se répartit en onglets — Identité, Coordonnées, Apparence — qui partagent un seul bouton Enregistrer. Si votre société vend aussi sous un autre nom, avec son propre logo ou son propre compte, c'est l'onglet Profils commerciaux : voir Profils commerciaux.

Vous n'avez pas d'adresse d'ingestion à saisir : Tako en engendre une par flux (achats, ventes) dès que le module correspondant est activé, et vous la retrouvez dans ses paramètres — Achats › Paramètres et Ventes › Paramètres —, copiable d'un clic. C'est l'adresse à laquelle faire suivre vos factures fournisseurs pour qu'elles arrivent directement dans la file à valider.

Si vous gérez plusieurs sociétés, créez-les toutes ici : le sélecteur Société active, en haut du menu de gauche, permet de passer de l'une à l'autre.

Activer vos modules

Paramètres › App Store.

Le noyau — contacts, personnes, postes, matériels, dossiers, documents, journal — est disponible d'emblée. Tout le reste s'active ici, société par société : la liste montre chaque module, sa description et son statut, et vous l'activez ou le désactivez d'un clic.

Un module activé apparaît aussitôt dans la section Modules du menu de gauche. Un module désactivé disparaît du menu, et ses écrans deviennent inaccessibles — mais vos données restent intactes : les réactiver les fait revenir telles quelles.

Une exception, et une seule : Peppol s'ouvre sur demande à l'exploitant de Tako. Sa ligne figure dans la liste, mais son bouton ne répond pas et l'écran dit pourquoi.

Pour une première mise en route, l'ordre qui demande le moins d'allers-retours est en général :

1. Achats — c'est le cœur du produit, et ce qui alimente tout le reste ;
2. Finance — pour rapprocher vos relevés des factures saisies ;
3. Ventes, puis Rentabilité une fois qu'il y a de la matière à analyser.

Préparer le terrain

Avant de traiter votre première facture, deux réglages du noyau font gagner beaucoup de temps :

• vos postes, c'est-à-dire les lignes analytiques sur lesquelles vous voudrez ventiler vos dépenses et vos recettes ;
• vos matériels, si vous suivez des véhicules ou des équipements et voulez savoir ce que chacun coûte.

Vos contacts fournisseurs, eux, se créent au fil de l'eau : Tako propose de créer la fiche quand il détecte un fournisseur inconnu dans une facture.

Chercher, dans Tako

Un mot suffit, et les accents ne comptent pas : reunion trouve Réunion, depot trouve Dépôt, et l'inverse est vrai aussi — Dépôt trouve une fiche importée écrite Depot.

C'est la règle dans tous les écrans, et elle vaut aussi pour votre agent : ce qu'il trouve est ce que vous trouvez.

Ce qui se cherche tel quel, en revanche, ce sont les identifiants : un IBAN, un numéro de TVA, un numéro de facture, une communication structurée. Ils ne portent pas d'accents, et les espaces n'y comptent pas non plus — BE68 5390 0754 7034 retrouve la fiche qui porte BE68539007547034.

Une fiche qu'on ne cherche jamais par son nom officiel — un sigle, le nom du patron, un nom écrit dans un autre alphabet — accepte des autres noms : sur la fiche du contact, sous Notes, séparés par des virgules. Ils ne servent qu'à la retrouver ; aucune pièce sortante ne les montre.