Ventes¶

À quoi sert ce module¶

Ventes est le pendant d'Achats du côté de vos recettes : rédiger vos factures clients, les ventiler sur vos postes, les valider, puis suivre leur encaissement.

Là où une facture d'achat arrive et doit être lue, une facture de vente est créée par vous. Il n'y a donc pas d'extraction automatique ici, mais la même règle de validation.

Activer le module¶

Paramètres › App Store, ligne Ventes.

La liste des factures¶

Ventes : vos factures clients, avec client, échéance, montant TTC et statut.

Le filtre Encaissement — Encaissées, Non encaissées, Partiellement — répond à la question qui compte : qui vous doit encore de l'argent. Un filtre sur la présence d'une pièce jointe complète la recherche.

Rédiger une facture¶

L'écran se divise en deux : l'en-tête de la facture, puis ses lignes.

Facture — le client, le numéro, la date de facture et l'échéance. Si vous avez réglé une série de numérotation, le numéro n'est pas à saisir : il porte la mention attribué à l'émission, et Tako le posera au moment où la facture partira.

Escompte (%) et Escompte si payé sous (jours) sont la remise que vous accordez à un client qui paie vite : « 2 % à 10 jours ». Contrairement à la remise d'une ligne, elle est conditionnelle — le client ne l'obtient que s'il paie dans le délai. Votre facture garde donc son montant HT et son TTC ; seule la TVA se calcule sur la base escomptée, comme le veut l'usage belge.

Le PDF s'en charge : il annonce le taux, la date limite, ce qu'il y aurait à payer avec l'escompte, et rappelle que la TVA porte sur la base escomptée — sans quoi un client qui calcule 21 % du HT croit à une erreur. La date limite se déduit de la date de facture ; il n'y a rien d'autre à saisir.

Quand le client paie escompte déduit, il reste quelques euros sur la facture : c'est le module Finance qui les solde, une fois l'encaissement rapproché.

La clause part aussi sur le réseau si vous émettez la facture par Peppol — délai compris, écrit en toutes lettres faute de champ prévu pour lui.

Les lignes — pour chacune : une description, une quantité, un prix unitaire, éventuellement une remise, et un taux de TVA. Le montant HT ne se saisit pas : il vaut la quantité par le prix, remise déduite, et Tako l'arrondit au centime. Une facture sans ligne ne peut pas être validée : l'écran affiche Aucune ligne. Ajoutez-en une.

La remise se dit en pourcentage — c'est ce qui se négocie, et c'est ce que votre client reconnaîtra sur son document, où elle apparaît en clair face à la ligne concernée. Elle est acquise : elle diminue ce que vous facturez, donc ce qui part au registre des produits.

Ventilation — comme pour les achats, chaque ligne se rattache à un poste et éventuellement à un matériel. C'est ce qui permet de mettre en regard, dans les rapports, ce qu'une activité rapporte et ce qu'elle coûte.

La période concernée (Concerne du → au) se saisit sur le document, au-dessus des lignes, avec les raccourcis Mois précédent et Trimestre en cours. Toutes les lignes la suivent — elles affichent hérité — et corriger l'en-tête les corrige toutes. Une ligne s'en écarte en portant ses propres dates : un abonnement facturé d'avance sur deux trimestres, par exemple.

Elle paraît sur la facture, sous la date : c'est ce que votre client vérifie avant de payer — « ai-je déjà réglé juin ? » — et sans elle deux factures d'un même montant sont indiscernables sur son bureau. Une ligne qui s'écarte du document le dit sous sa description ; les autres n'y reviennent pas, la mention de l'en-tête vaut pour elles.

Elle sert aussi à la rentabilité, qui compte alors la recette sur les mois couverts plutôt que sur celui de la facture. Laissez-la vide et la recette compte à la date de la pièce. Une note de crédit reprend la période du document qu'elle corrige.

Aperçu montre le PDF tel que le client le recevra, avec le logo et les couleurs de votre société (voir Premiers pas).

Enregistrer, puis valider¶

Deux gestes distincts, volontairement :

Enregistrer conserve votre travail en cours. Vous pouvez y revenir autant de fois que nécessaire.
Valider la facture la fait entrer dans le registre. C'est la décision comptable.

Une facture validée n'est plus modifiable : le bouton devient Dévalider pour modifier. Il faut donc la rouvrir explicitement pour la corriger, et l'opération est tracée au Journal.

Un troisième geste s'ajoute si vous avez réglé une série de numérotation : Émettre la facture, qui lui attribue son numéro définitif avant d'en sortir le PDF. Tant qu'elle n'est pas émise, son PDF sort filigrané et sans numéro — c'est une épreuve, faite pour être relue.

Corriger une facture : la note de crédit¶

Une facture validée est entrée dans vos comptes ; émise sur Peppol, elle est arrivée chez votre client. Dans les deux cas elle ne se reprend plus — on la corrige par un autre document, une note de crédit, qui dit ce qu'on retire.

Deux chemins y mènent, selon que la facture existe ou non dans Tako.

Depuis la facture, le bouton Créer une note de crédit produit un brouillon qui reprend ses lignes à l'envers, ventilation comprise : la note retire de là où la facture avait mis. C'est le chemin courant, et le seul qui vous évite de tout ressaisir.

Depuis la liste des ventes, le bouton + Note de crédit part d'une pièce vide. Il sert ce que le premier ne peut pas couvrir : un acompte rendu, un geste commercial sur une vente d'avant votre arrivée sur Tako, une facture émise ailleurs. Vous saisissez alors ses montants vous-même — en négatif, puisqu'elle retire.

Elle ne compte qu'une fois validée, comme toute pièce. D'ici là, modifiez ses lignes si vous ne rendez qu'une partie — une note partielle n'est rien d'autre qu'une note dont on a réduit les lignes.
Son numéro suit la série que vous avez réglée, comme celui d'une facture, et il lui est attribué à l'émission — voir Numérotation. Si vous n'avez réglé aucune série, il reste à vous : saisissez celui de votre entreprise.
Ses montants sont négatifs. À la validation, Tako refuse une note de crédit saisie en positif (et une facture saisie en négatif) : elle ajouterait au registre ce qu'elle devait en retirer, et l'écart vaudrait le double de la pièce. Le message vous dit quoi corriger.
Plusieurs notes sont possibles sur une même facture : on peut créditer en deux fois.
Une note de crédit n'en donne pas une autre par le bouton. Elle peut en revanche se rapporter à une autre note — voir ci-dessous.

Dire ce que la note corrige¶

Sur l'écran d'une note de crédit, le bloc Pièces corrigées liste les documents auxquels elle se rapporte, et permet d'en ajouter.

Plusieurs pièces, pas une seule. Une remise de fin d'année porte sur un trimestre, pas sur une facture. Une note peut aussi se rapporter à une autre note.
Tako propose, vous décidez. Au-dessus du champ de recherche, les pièces les plus vraisemblables s'affichent avec la raison qui les désigne (« montant exact », « même tiers »). Un clic les rattache. Rien ne se rattache tout seul.
On ne se rapporte qu'à une pièce validée : tant qu'un document est à valider, il n'est pas entré dans vos comptes. Le statut de chaque pièce est affiché, à la recherche comme sur les étiquettes déjà posées — une pièce dévalidée après coup se repère ainsi.
Le rattachement se corrige à tout moment, y compris après validation : il documente, il ne compte pas. La croix d'une étiquette le retire.

Sur l'écran d'une facture, le même bloc montre l'inverse : les notes de crédit émises contre elle, en lecture seule.

Sur le réseau, elle part comme credit note, montants positifs : là-bas c'est le type du document qui dit qu'il retranche. Dans vos comptes, ses montants sont négatifs — et le registre des produits se solde d'autant.

Déposer une vente établie ailleurs¶

Ventes › Scan / Upload. Toutes vos ventes ne sortent pas de Tako : une facture émise pour vous par un mandataire, un décompte reçu que vous refacturez. Glissez-déposez le fichier dans la zone prévue, ou photographiez la pièce avec l'appareil de votre téléphone, page après page.

Tako crée alors une facture de vente à compléter, avec la pièce attachée. Elle est vide : rien n'est lu dans le document. Le client, le numéro, les dates et les montants se saisissent à l'écran suivant, qui s'ouvre tout seul au bout de quelques secondes — ou d'un clic sur la carte du fichier.

C'est la différence avec Achats, où la facture arrive et doit être lue. Ici, une facture de vente, c'est vous qui l'émettez : Tako ne devine aucun montant sur une pièce venue d'ailleurs, car il entrerait dans votre chiffre d'affaires sans que personne l'ait relu.

Un fichier, une vente. Deux PDF déposés ensemble donnent deux factures à compléter. Pour une facture papier de plusieurs pages, utilisez le bouton Scanner avec l'appareil photo : les clichés sont assemblés en un seul document.

Pour une facture que vous émettez vous-même

N'utilisez pas cet écran : passez par Factures de vente › + Nouvelle facture de vente, où vous saisissez les lignes et où Tako calcule la TVA et le total.

Le registre des produits¶

Ventes › Registre — Produits (ventes). Le symétrique du registre des achats : toutes les lignes de vente validées, avec le Total par poste.

Les rappels de paiement¶

Ventes › Rappels. Tako écrit à vos clients quand une facture arrive à échéance, puis quand elle est en retard, jusqu'à la mise en demeure — par email, dans la langue du client (français ou néerlandais), la facture en pièce jointe.

Cinq niveaux se suivent, chacun réglable dans les paramètres :

Niveau	Quand, par défaut
Rappel d'échéance	7 jours avant l'échéance
Premier rappel	7 jours après l'échéance
Deuxième rappel	3 jours après le premier
Troisième rappel	3 jours après le deuxième
Mise en demeure	3 jours après le troisième

Chaque matin à 8 h, Tako prépare les rappels dus sur les factures validées et non soldées. Un niveau réglé en envoi automatique part seul ; les autres arrivent ici, dans l'onglet À traiter, avec la raison pour laquelle ils attendent :

l'envoi automatique est coupé pour ce niveau ;
le rappel est un rattrapage : il était dû depuis plus d'une semaine — le cas typique, c'est le jour où vous allumez les rappels sur des impayés anciens. Tako ne décide pas seul d'écrire à un client que vous avez peut-être laissé tranquille exprès ;
le client n'a pas d'adresse email sur sa fiche ;
le serveur d'envoi a refusé le message.

Relire montre le message exactement tel qu'il partira. Cochez les rappels puis Envoyer ou Écarter. Écarter veut dire « pas celui-là » : le niveau suivant viendra quand même, en comptant depuis aujourd'hui. Pour faire taire une facture entière, suspendez ses rappels depuis sa fiche.

Préparer maintenant fait tout de suite le passage de 8 h — utile le jour où vous allumez les rappels. Les niveaux en envoi automatique partent alors chez vos clients : la confirmation le rappelle.

L'onglet Historique garde tout ce qui est parti ou a été écarté, avec le texte exact envoyé : un rappel se relit tel qu'il est parti, même si vous avez modifié le modèle depuis. S'il est parti avec une copie cachée, Voir nomme l'adresse qui l'a reçue.

Chaque étape compte depuis l'envoi réel de la précédente

Un premier rappel validé avec quatre jours de retard laisse quand même au client ses trois jours avant le deuxième. Et tant qu'un rappel attend dans la liste, le suivant ne se prépare pas : « malgré notre précédent rappel » ne s'écrit pas à quelqu'un qui n'en a reçu aucun.

Sur la fiche d'une facture¶

Une facture validée montre ses rappels — ceux qui sont partis, celui qui attend — et la case Suspendre les rappels pour cette facture : le client conteste, un plan de paiement est convenu, le dossier est chez l'avocat. La facture reste due et reste dans les créances ; seul le courrier se tait. Une facture soldée entre-temps retire d'elle-même ses rappels en attente. Ni un brouillon, ni une note de crédit ne reçoivent de rappel.

Les paramètres du module¶

Ventes › Paramètres. Cinq réglages, un par page : la numérotation de vos pièces, l'adresse d'ingestion par email, les mentions imprimées en pied de facture, l'état de la lecture automatique et les rappels de paiement. On n'en règle qu'un à la fois, et chacun a son adresse — vous pouvez donc mettre l'un d'eux en signet.

L'onglet Numérotation est le premier parce que c'est le seul qui engage la suite de vos pièces émises. Les autres ne changent que ce qui s'imprime, ce qui arrive, ou ce qui part chez vos clients.

Numérotation¶

Tako peut attribuer lui-même le numéro de vos factures et de vos notes de crédit, sur une série que vous réglez — ou vous laisser le saisir, comme avant. Le sujet a sa page : Numérotation des pièces.

Ingestion par email¶

Ventes › Paramètres › Ingestion par email. L'adresse d'ingestion de vos ventes. Cliquez-la pour la copier.

Elle est engendrée par Tako et ne se saisit pas — sa fin imprévisible est ce qui empêche un inconnu d'y déposer des pièces. Elle est distincte de celle des achats, et les deux ne font pas la même chose de ce qu'elles reçoivent :

	Achats	Ventes
Ce qui est créé	une facture par pièce jointe lisible	une facture de vente
Les pièces jointes	chacune est lue et extraite	toutes attachées, rien n'est extrait

Autrement dit : un courriel portant deux factures fournisseur donne deux achats, tandis qu'un courriel reçu sur l'adresse des ventes donne une facture à compléter, avec le message et ses fichiers attachés. C'est voulu — une facture de vente, c'est vous qui l'émettez, personne ne vous l'envoie toute faite.

Comme partout, ce qui entre s'arrête à valider : rien ne part en comptabilité parce qu'un courriel est arrivé.

Si votre instance n'a pas encore d'ingestion par courriel, le bloc le dit au lieu d'afficher une adresse qui ne recevrait rien.

Mentions de facture¶

Ventes › Paramètres › Mentions de facture. Le texte imprimé en bas de chaque facture PDF : l'exonération d'une ligne à 0 %, vos conditions de paiement, les intérêts de retard.

Tako ne les invente pas. Le droit applicable dépend de votre métier et de vos clients, et votre comptable sait lesquelles vous concernent. L'exemple affiché dans le champ est un exemple — il ne s'enregistre pas tant que vous ne l'avez pas écrit vous-même. Écrire une mention fiscale à votre place reviendrait à vous la faire signer sans que vous l'ayez lue.

Videz le champ et enregistrez pour n'imprimer aucune mention.

Conditions de paiement¶

Ventes › Paramètres › Conditions de paiement. Le délai de paiement habituel que vous accordez à vos clients, en jours à compter de la date de facture — 30, par exemple.

C'est lui qui donne l'échéance des factures que vous ne datez pas vous-même :

dans la facture, le champ Échéance le propose (« 30 jours, délai de la société ») ;
à la validation, une facture encore sans échéance la reçoit : date de facture + délai.

Une échéance que vous avez tapée n'est jamais remplacée. Une note de crédit n'en reçoit pas : elle ne se réclame pas.

Un client aux conditions différentes se règle sur sa fiche de contact, champ Délai de paiement accordé (jours) : son délai passe devant celui de la société. Laissé vide, c'est celui de la société qui vaut.

Date ou jours. Dans la facture, le champ Échéance se saisit au choix en date ou en nombre de jours. En jours, l'échéance suit la date de facture : si vous corrigez celle-ci, l'échéance se déplace d'autant.

Videz le délai et enregistrez pour revenir à une échéance uniquement tapée à la main.

Conditions générales¶

Ventes › Paramètres › Conditions générales. Vos conditions générales de vente, en français, en néerlandais et en anglais — un onglet par langue.

Rien ne part tant que la case Joindre les conditions générales aux factures n'est pas cochée — elle ne l'est pas au départ. Écrivez, relisez, faites relire ; cochez quand le texte est prêt. La case s'enregistre au clic.

Cochée, elles partent en PDF, à côté de la facture : avec chaque facture envoyée par Peppol, et avec chaque rappel de paiement. Le client les reçoit dans la langue de sa fiche de contact ; si vous n'avez pas écrit cette langue-là, il reçoit le français, ou à défaut la version qui existe. Tant qu'aucune langue n'est écrite, rien n'est joint.

Le texte s'écrit dans le même éditeur que le wiki : titres, listes, gras, italique — c'est ce que le PDF sait imprimer. À droite du texte, l'aperçu montre le PDF tel que le client le recevra, et se met à jour tout seul peu après que vous avez cessé d'écrire — avant même d'enregistrer.

Videz une langue et enregistrez pour la retirer. Une note de crédit ne reçoit pas les conditions : elles sont déjà parties avec la facture.

Tako ne rédige pas vos conditions. Intérêts de retard, indemnité forfaitaire, juridiction compétente : votre juriste ou votre comptable sait ce qu'elles doivent dire.

Lecture des pièces¶

Ventes › Paramètres › Lecture des pièces. Qui lit les pièces que vous déposez, en ce moment. C'est un état, pas un réglage : rien ne s'y modifie.

Lecture par modèle — un modèle lit vos pièces et propose directement les champs (numéro, dates, montants, TVA, client), sur un PDF comme sur un scan.
Lecture locale — les champs sont tirés de la couche texte des PDF : instantané, sans coût, et suffisant pour un document produit par un logiciel. Les photos et les scans, eux, ne rendront rien. C'est le régime normal d'une instance sans modèle réglé.
Lecture locale (repli) — un modèle est réglé, mais il est écarté, et l'écran dit pourquoi (le plus souvent : le plafond de dépense IA de la société est atteint). Vos scans cessent alors de rendre quoi que ce soit jusqu'à ce que ce point soit levé.

Ces deux derniers cas donnent le même lecteur pour des raisons opposées, d'où l'étiquette qui les distingue : sans elle, on cherche longtemps pourquoi une facture photographiée revient vide.

Dans tous les cas, ce qui est lu arrive à valider : rien n'entre en comptabilité parce qu'un modèle a su lire.

Rappels de paiement (réglages)¶

Ventes › Paramètres › Rappels de paiement. Deux onglets.

Calendrier — pour chacun des cinq niveaux : Actif, le délai (la phrase à côté du champ dit ce qu'il compte : avant l'échéance, après l'échéance, après le rappel précédent) et Envoi automatique. Tout est éteint au départ. Seul un administrateur de la société enregistre ce calendrier : allumer l'envoi automatique, c'est laisser Tako écrire seul à tous vos clients.

Sous le calendrier, Copie cachée : cochez la case et indiquez une adresse — celle de votre comptabilité, par exemple — pour qu'elle reçoive un exemplaire de chaque rappel qui part, facture jointe. Le client ne voit pas cette copie. C'est la façon de garder les rappels dans une messagerie : ils partent par le serveur d'envoi de Tako, pas depuis votre boîte, et n'apparaissent donc pas dans vos Éléments envoyés. Décocher la case arrête la copie sans effacer l'adresse. Comme le calendrier, ce réglage est réservé à un administrateur de la société.

Textes — le message de chaque niveau, en français et en néerlandais. Il s'écrit dans le même éditeur que le wiki : gras, listes, titres. Les boutons sous l'éditeur insèrent, à l'endroit du curseur, ce que Tako remplira au moment d'envoyer : le numéro de la facture, le montant restant dû, le nombre de jours de retard, la communication, votre IBAN, le nom du client… Aperçu compose le message sur une facture d'exemple, avec la mise en page des mails de la société.

Tako fournit un texte pour chaque niveau et chaque langue. Tant que vous n'y touchez pas, c'est celui-là qui part ; Rétablir le texte d'usine y revient après une modification. La langue du message suit celle de la fiche du client — une fiche qui n'est pas en néerlandais reçoit le français.

La mise en demeure et ses 40 €

Le texte d'usine de la mise en demeure réclame une indemnité forfaitaire de 40 € et des intérêts de retard au taux légal, sur la base de la loi du 2 août 2002 sur les retards de paiement entre entreprises. Ce n'est qu'une phrase : rien n'est ajouté à la facture ni au solde du client.

Pour un consommateur, les règles sont plus strictes (premier rappel gratuit, quatorze jours avant tout frais, montants plafonnés). Si vous facturez des particuliers, réécrivez ces textes avec votre comptable.

Points de vigilance¶

Enregistrer n'est pas valider. Une facture enregistrée mais non validée n'existe pas pour vos comptes, ni pour le registre, ni pour la rentabilité. C'est la cause la plus courante d'un chiffre d'affaires qui paraît trop bas.
Corriger une facture validée demande de la dévalider. C'est délibéré : on ne modifie pas par inadvertance une pièce déjà comptabilisée et peut-être déjà envoyée au client.
Ventilez vos ventes aussi, pas seulement vos achats. Sans poste sur les recettes, les rapports de rentabilité ne montrent que des charges — la moitié de l'histoire.
L'encaissement se constate en banque. Le statut se met à jour depuis le module Finance, au rattachement du mouvement bancaire, ou par une vente encaissée sur un compte de tiers. Ne le forcez pas à la main pour « faire propre ». Une facture encaissée ne se supprime plus.
Allumez les rappels en connaissance de cause. Le jour où vous activez un niveau, tous vos impayés anciens deviennent des rappels à traiter. Ils attendent votre validation — relisez la liste avant de tout envoyer, un client a peut-être déjà payé en liquide ou convenu d'un délai.
Un numéro attribué ne revient pas. Émettre pose un numéro définitif : la pièce ne se supprime plus, et son numéro ne se change plus. Réglez votre série — surtout son prochain numéro — avant d'émettre la première pièce, pas après.