Documents

Tako conserve les pièces justificatives à côté des écritures qu'elles appuient : le PDF d'une facture reste attaché à la facture, le contrat d'assurance à la fiche du matériel.

Tako a deux coffres, et il vaut mieux savoir lequel vous ouvrez :

	Ce qu'on y range	Où
Pièces justificatives	Ce qui appuie une écriture : le PDF d'une facture, le contrat d'assurance d'un camion	Sur la fiche concernée
Archive documentaire	Ce qui n'appuie rien : un bail, des statuts, une police d'assurance groupe	Documents, dans le menu — c'est un module à part

Comment les pièces justificatives circulent

Une pièce justificative s'attache toujours à quelque chose. Selon l'endroit, elle arrive par glisser-déposer, par email, ou par un bouton d'ajout sur la fiche concernée.

Un document déposé est visible depuis l'objet auquel il est rattaché — facture d'achat, matériel, dossier, message. Un aperçu s'ouvre dans l'application, sans téléchargement.

Vos pièces ne sont pas des fichiers publics

Chaque consultation passe par votre session : un lien copié-collé et ouvert ailleurs ne donne accès à rien. Vos factures ne sont pas des adresses devinables.

Documents demandés aux collaborateurs

Paramètres › Documents réclamés.

Cet écran tient le catalogue des pièces que votre entreprise réclame à ses collaborateurs : permis de conduire, carte d'identité, certificat médical, attestation de formation.

Vous décrivez ici ce qui est demandé, pas ce qui est fourni. La collecte se fait ensuite collaborateur par collaborateur, depuis Paramètres › Utilisateurs (bouton Documents sur la ligne de la personne).

+ Nouveau document ajoute une entrée, et Modifier sur une ligne la rouvre — chacune a sa propre adresse. Le champ de recherche en tête de liste filtre sur le nom et la précision, accents ou pas : medical trouve Certificat médical.

Pour chaque entrée du catalogue :

Réglage	Effet
Nom	Permis de conduire
Précision	Une consigne au collaborateur — Recto et verso, lisibles
Deux faces (recto / verso)	Attend deux fichiers au lieu d'un
A une date d'expiration	Demande en plus la date de validité
Obligatoire	Signale l'absence de la pièce comme un manque

Cochez A une date d'expiration pour tout ce qui périme — permis, visite médicale, certificat. C'est ce réglage qui permet de voir venir une échéance au lieu de la découvrir le jour d'un contrôle.

Obligatoire pour tous se bascule d'un clic depuis la liste, sans ouvrir l'entrée : c'est le seul réglage dont on change souvent d'avis, et sa conséquence — la pièce est aussitôt réclamée à tout le monde, y compris aux personnes déjà en place — se lit dans la colonne qui le porte.