Achats¶

À quoi sert ce module¶

Achats prend en charge la vie d'une facture fournisseur, de son arrivée à son paiement : la recevoir, la lire, la faire valider par un humain, la ventiler sur vos postes, puis en suivre le règlement.

C'est le cœur de Tako — c'est lui qui alimente le registre analytique, le rapprochement bancaire et les rapports de rentabilité.

Activer le module¶

Paramètres › App Store, ligne Achats. Voir Premiers pas.

Le parcours d'une facture¶

Une facture traverse toujours les mêmes états, quelle que soit la porte par laquelle elle est entrée :

Statut	Ce qu'il veut dire
Reçue	Le document est arrivé, rien n'a encore été lu
Extraite	Tako a lu les champs, personne ne les a encore vérifiés
À valider	La facture vous attend
Validée	Un humain a confirmé — elle entre dans le registre
Rejetée	Écartée : document illisible, doublon, facture qui ne vous concerne pas
Doublon	Tako a repéré une facture déjà présente et attend votre arbitrage

Seul le passage à Validée fait entrer quoi que ce soit en comptabilité, et il ne peut venir que d'une personne.

La boîte de réception¶

Achats, l'écran d'accueil du module : toutes vos factures fournisseurs, la plus récente en tête.

Les boutons Toutes / À valider / Validées / Doublons / Rejetées filtrent la liste. En usage courant, on vit sur À valider.

La recherche accepte indifféremment un numéro de facture, un nom de fournisseur ou un montant. S'y ajoutent des filtres sur la période (Date de facture à partir de / jusqu'à), sur l'état du paiement (Non payées, Partiellement payées, Payées) et sur la présence d'une pièce jointe — ce dernier sert à retrouver les lignes saisies sans document à l'appui.

La colonne Source indique par où la facture est entrée : Email, Scan/Upload ou Peppol. Un badge Note de crédit suit le numéro des pièces qui en sont : voir Les notes de crédit.

Le bouton + de la barre crée une pièce sans document à importer : Achat sans document (un loyer, des frais divers) ou Note de crédit sans document (un fournisseur qui rembourse).

Sur une facture en doublon, le bouton de la ligne devient Arbitrer au lieu d'Ouvrir.

Déposer des factures¶

Achats › Scan / Upload. Glissez-déposez vos fichiers dans la zone prévue, ou cliquez pour les choisir. Les formats acceptés sont PDF, JPG, PNG et XML, et vous pouvez en déposer plusieurs d'un coup.

Chaque fichier part aussitôt en lecture ; son statut s'affiche au fur et à mesure. Les factures apparaissent ensuite dans la boîte de réception, à valider.

Le plus simple reste l'email

Faites suivre les factures à l'adresse d'ingestion de votre société — elle se copie d'un clic dans les paramètres du module (voir Premiers pas) : elles arrivent dans la boîte de réception sans que personne n'ouvre Tako.

Valider une facture¶

L'écran central du produit. Le document est affiché d'un côté, les champs lus de l'autre, pour que la vérification se fasse à l'œil sans changer de fenêtre.

Champs extraits¶

Numéro, dates, montants HT et TTC, TVA, IBAN. Vérifiez-les contre le document — c'est tout l'objet de l'écran. Les valeurs dont Tako est le moins sûr sont signalées ; corrigez directement dans le champ.

Escompte (%) et Escompte si payé sous (jours) recopient la clause que le fournisseur annonce : « 2 % pour paiement à 10 jours ». Tako en déduit le montant et la date limite — inutile de les calculer, et la limite suit la date de facture si vous la corrigez.

Sur une facture reçue par Peppol, ces deux champs arrivent déjà remplis quand le document annonce une clause. C'est une proposition, comme le reste de ce qui vient du réseau : vérifiez-la contre le document avant de valider.

Une clause change la TVA, et c'est normal : elle se calcule sur la base escomptée. Une facture de 1 000 € HT à 21 % portant 2 % d'escompte annonce donc 205,80 € de TVA et non 210 €, pour un TTC de 1 205,80 €. C'est ce que votre fournisseur a imprimé, et c'est ce que vous devez retrouver.

Saisissez la ventilation par taux AVANT la clause

Sur une facture à plusieurs taux, c'est l'ordre naturel — et le seul qui évite un aller-retour : la clause reprend alors les bases déjà saisies.

Le montant TTC reste ce que vous devez si vous ne payez pas dans le délai. Ce qu'il y aurait à payer avec l'escompte est rappelé sous les champs, mais ne se saisit nulle part : c'est le module Finance qui soldera le reliquat le jour où le virement sera rapproché.

Fournisseur¶

Quand le numéro de TVA lu ne correspond à aucune fiche, la section Fournisseur détecté dans le document propose de créer le nouveau fournisseur avec les informations trouvées. Un clic suffit — inutile d'aller le créer à la main dans les Contacts.

Ventilation (poste + matériel)¶

C'est ici que la dépense prend son sens analytique. Chaque ligne porte un libellé, un montant HT, un poste et éventuellement un matériel.

Une facture peut se répartir sur autant de lignes que nécessaire : le plein de deux camions, ou un loyer partagé entre deux activités.

Trois colonnes facultatives complètent la ligne quand le document les donne : Qté, PU et Remise %. Renseignez la quantité et le prix unitaire et le montant HT cesse d'être saisissable : il devient leur produit, remise déduite. Laissez-les vides — le cas courant — et vous saisissez le montant directement, comme avant.

La remise est acquise : elle diminue le montant de la ligne, donc ce qui part au registre analytique. C'est ce qui la distingue de l'escompte ci-dessus, qui ne diminue rien tant que vous n'avez pas payé.

La période concernée¶

Concerne du → au. Elle compte pour la rentabilité : une assurance annuelle payée en janvier concerne les douze mois, et c'est cette période qui permet de la proratiser au lieu de l'imputer entière au mois de la facture.

Elle se saisit sur le document, au-dessus des lignes — deux dates, ou les raccourcis Mois précédent et Trimestre en cours. Toutes les lignes la suivent : elles affichent alors hérité, et corriger l'en-tête les corrige toutes d'un coup.

Une ligne peut s'en écarter : saisissez ses propres dates dans sa colonne Concerne (du → au), et elle cesse de suivre le document. C'est le cas d'un leasing qui couvre deux trimestres sur la même facture.

Pourquoi sur le document

La période se saisissait ligne par ligne. Sur une facture de maintenance ventilée en douze lignes, cela demandait douze fois les deux mêmes dates — que personne ne tape douze fois. On les laissait vides, et la rentabilité retombait sur la date de facture, c'est-à-dire sur le mois où le papier est arrivé.

Laissez tout vide et rien ne change : la dépense compte à la date de la pièce.

Une note de crédit reprend la période du document qu'elle corrige : elle retire de là où la facture avait mis, y compris dans le temps.

Scinder en plusieurs achats¶

Quand un même PDF contient plusieurs factures — un relevé mensuel de votre fournisseur de carburant, par exemple — Scinder en plusieurs achats le découpe en indiquant les pages de chaque facture (1-2, 3…). Chacune devient une facture à part entière, avec sa propre ventilation.

Doublons¶

Si une facture identique est déjà présente, Tako ne choisit pas à votre place : il affiche Doublon détecté — que garder ? avec les deux versions côte à côte. Vous conservez la bonne et rejetez l'autre.

Transactions rapprochées¶

Une fois le module Finance en service, cette section montre les mouvements bancaires déjà rattachés à cette facture, et ce qui reste dû. Elle montre aussi les compensations — une facture soldée par une note de crédit, sans qu'aucun argent ne bouge (voir Solder une facture par une note de crédit) — et les escomptes, qui ferment le reliquat d'un paiement arrivé dans le délai.

Depuis cette section, un clic sur le libellé d'un mouvement ouvre le relevé sur la transaction concernée : plus besoin de la retrouver à la main.

Engagements récurrents¶

Achats › Engagements récurrents. Un engagement est une dépense qui revient sans facture à importer chaque mois : un loyer, un leasing, un abonnement, un crédit.

Vous le décrivez une fois — fournisseur, montant mensuel, jour d'échéance, date de début, poste analytique — et Tako produit les échéances à votre place.

Deux formes sont possibles :

Bail / contrat — une mensualité fixe, sur une durée donnée (Nombre de mensualités) ou sans terme fixé (Ou date de fin) ;
Amortissement — un financement, avec capital financé, acompte versé, taux d'intérêt annuel et nombre de mensualités. Tako calcule l'échéancier et sépare, pour chaque échéance, la part de capital de celle d'intérêts, et affiche le restant dû.

Les échéances à venir nourrissent le prévisionnel de la trésorerie.

Les dossiers¶

Les dossiers — impayés, litiges, recouvrements — ne sont plus rangés ici : ils ont leur propre entrée dans le menu, parce qu'une même affaire réunit souvent une facture fournisseur, une facture de vente et des messages. Voir Dossiers.

Ce qu'Achats y apporte : les achats rattachés au dossier, en créances ou en frais, et les totaux qui en découlent — créances, frais, reste dû. Ils se rattachent depuis la fiche du dossier.

Le registre analytique¶

Achats › Registre analytique — Achats. La liste de tout ce qui a été validé, ligne de ventilation par ligne de ventilation : date, fournisseur, libellé, poste, montant HT.

En tête, Total par poste donne la répartition de la période. Le registre s'exporte en PDF, au format Portrait ou Paysage selon le nombre de colonnes à faire tenir.

C'est le document à sortir pour votre comptable, et la source des rapports de rentabilité.

La fiche fournisseur¶

Achats › Fiche fournisseur. Choisissez un fournisseur dans la liste déroulante : Tako rappelle son numéro de TVA/BCE et son IBAN, puis affiche l'historique de ses factures avec leur statut et leur montant.

C'est la réponse rapide à « combien ai-je dépensé chez eux, et où en sont les paiements ? ».

Les notes de crédit¶

Une note de crédit est le document par lequel un fournisseur vous retire quelque chose qu'il vous avait facturé : un retour, un rabais accordé après coup, une erreur de facturation. Ses montants sont négatifs dans vos comptes, et le registre analytique se solde d'autant.

La plupart arrivent toutes seules. Un fournisseur sur Peppol vous en envoie une comme il vous envoie une facture : elle entre à valider, correctement reconnue, sans rien à faire. C'est le cas normal, et il n'y a pas de bouton à chercher.

Dans la liste, une note de crédit porte le badge Note de crédit à côté de son numéro. Fiez-vous au badge, jamais au signe du total : un montant négatif se lit de travers une ligne sur deux, et une note prise pour une facture finit payée au lieu d'être encaissée.

En saisir une à la main¶

Deux chemins, selon ce que vous avez sous la main.

La facture d'origine est dans Tako, et elle est validée. Ouvrez-la, puis Autres actions › Créer une note de crédit…. Le brouillon reprend ses lignes à l'envers, ventilation comprise — la note retire de là où la facture avait mis, sur le même poste et le même matériel. C'est le chemin à préférer : refaire la ventilation à la main, c'est la refaire autrement.

Vous n'avez que le remboursement. Depuis la liste des achats, le bouton + de la barre propose Note de crédit sans document : une pièce vide à compléter, comme Achat sans document juste au-dessus. À réserver au cas où la facture corrigée n'est pas dans Tako.

Dans les deux cas :

Le numéro reste vide. Celui d'une note de crédit d'achat est celui que votre fournisseur lui a donné ; Tako n'en invente pas, sans quoi vos livres porteraient une référence qui n'existe sur aucune pièce.
Elle ne compte qu'une fois validée, comme toute pièce. D'ici là, modifiez ses lignes si le fournisseur ne rend qu'une partie.
La facture doit être validée pour donner une note de crédit. Tant qu'elle est à valider, corrigez-la directement — cela fait une pièce au lieu de deux.
Ses montants sont négatifs, comme sur la pièce du fournisseur. À la validation, Tako refuse une note de crédit saisie en positif (et une facture saisie en négatif) : elle ajouterait au registre ce qu'elle devait en retirer, et l'écart vaudrait le double de la pièce. Le message vous dit quoi corriger.
Plusieurs notes sont possibles sur une même facture : un fournisseur peut créditer en deux fois.
Une note de crédit n'en donne pas une autre par le bouton. Elle peut en revanche se rapporter à une autre note — voir ci-dessous.

Dire ce que la note corrige¶

Une note reçue du fournisseur arrive sans rattachement : c'est lui qui sait à quoi elle se rapporte, et le deviner produirait un lien faux plutôt qu'un lien absent. C'est donc à vous de le dire, dans le bloc Pièces corrigées de son écran de validation.

Plusieurs pièces, pas une seule. Une remise de fin d'année porte sur un trimestre, un geste commercial sur trois livraisons. Une note peut aussi se rapporter à une autre note.
Tako propose, vous décidez. Au-dessus du champ de recherche, les pièces les plus vraisemblables s'affichent avec la raison qui les désigne (« montant exact », « même fournisseur », « numéro cité par la note de crédit »). Un clic les rattache. Rien ne se rattache tout seul — c'est la même règle que pour la lecture automatique et pour Peppol.
On ne se rapporte qu'à une facture validée : tant qu'elle est à valider, elle n'est pas entrée dans vos comptes. Le statut de chaque pièce est affiché, à la recherche comme sur les étiquettes déjà posées — une facture dévalidée après coup se repère ainsi.
Le rattachement se corrige à tout moment, y compris après validation : il documente, il ne compte pas. La croix d'une étiquette le retire.

Sur l'écran d'une facture, le même bloc montre l'inverse : les notes de crédit reçues contre elle, en lecture seule.

Solder une facture par une note de crédit¶

Un fournisseur vous facture 12,10 €, puis vous adresse une note de crédit de 12,10 €. Les deux se répondent : personne ne paiera jamais rien. Sans rien faire, elles restent pourtant à payer toutes les deux — et la note de crédit figure elle-même parmi ce qu'il reste à régler, ce qui se lit de travers.

C'est la compensation. Sur l'écran de validation de l'une ou l'autre pièce, dans la section Transactions rapprochées, le bouton Compenser par une note de crédit (ou Compenser par une facture, si vous partez de la note de crédit) affiche les pièces de sens opposé du même fournisseur. Un clic sur Compenser solde les deux.

Aucun argent ne bouge, et c'est le point. Une compensation n'est pas un paiement : elle n'apparaît pas dans les plans de paiement d'un dossier, et aucun mouvement bancaire ne lui correspond. La ligne le dit — « aucun mouvement » — au lieu d'afficher une date de paiement vide.
À hauteur de la plus petite des deux. Une note de crédit de 210 € contre une facture de 1 210 € solde la note et laisse 1 000 € à payer sur la facture. La même note peut ensuite servir contre une autre facture, tant qu'il lui reste quelque chose.
Même fournisseur, deux pièces validées. Ce qu'un fournisseur doit ne s'efface pas avec ce qu'un autre réclame, et une pièce à valider n'est pas entrée dans vos comptes. Tako refuse les deux cas en le disant.
Les pièces déjà rattachées viennent en tête de la liste, signalées comme telles : si la note de crédit déclare corriger cette facture (voir Dire ce que la note corrige), c'est la meilleure piste. Elle reste une piste — c'est vous qui cliquez.
Ça se défait. Le bouton Défaire sur la ligne de compensation rend sa dette à chaque pièce, après confirmation. L'opération apparaît au Journal, dans les deux sens.

Si le fournisseur vous rembourse vraiment, par virement, ce n'est pas une compensation : c'est un encaissement. Rattachez le mouvement à la note de crédit depuis Finance, comme vous le feriez pour une facture — la note se solde de la même façon.

Les factures reçues par Peppol¶

Vos fournisseurs qui utilisent le réseau européen de facturation électronique vous adressent une facture structurée, sans PDF ni courriel. Elle arrive à valider comme les autres, et sans passer par la lecture automatique — les champs sont déjà là. Il en va de même de leurs notes de crédit, reconnues au type du document.

La boîte et le compte vivent dans leur propre module : voir Peppol.

Les paramètres du module¶

Achats › Paramètres. Trois blocs, en lecture seule pour les deux premiers :

Ingestion par email — l'adresse à laquelle faire suivre vos factures d'achat. Cliquez-la pour la copier. Elle est engendrée par Tako et ne se saisit pas : sa fin imprévisible (…-achats-k7m2rq4x9f) est ce qui empêche un inconnu de déposer des pièces dans vos livres. Chaque pièce jointe lisible d'un message reçu à cette adresse — PDF, XML, photo — devient une facture d'achat à valider, lecture comprise. Le reste du message (corps, conditions générales, signature) est conservé en pièce jointe de la première.

Si votre instance n'a pas encore d'ingestion par courriel, le bloc le dit au lieu d'afficher une adresse qui ne recevrait rien.
Lecture des factures — qui lit vos documents, en ce moment :
- Lecture par modèle — un modèle d'IA lit vos factures, scans compris ;
- Lecture locale — la couche texte des PDF, instantanée et sans coût. C'est le régime normal d'une instance sans modèle configuré, et il suffit pour la majorité des factures, qui sont des PDF natifs ;
- Lecture locale (repli) — un modèle est configuré mais écarté, et le bloc dit pourquoi : le plus souvent, le plafond de dépense IA de votre société est atteint. Vos factures continuent d'arriver, mais les scans ne rendront plus rien tant que ce point n'est pas levé.
Peppol — un simple renvoi vers le module du même nom, où l'état du compte se lit désormais. Le compte lui-même est ouvert et réglé par l'exploitant de Tako.

Points de vigilance¶

L'extraction automatique se trompe

La lecture d'une facture par l'IA est une aide à la saisie, pas une autorité. Un montant mal lu ne reste pas dans son coin : il se propage dans le registre, dans la TVA et dans la trésorerie, et se retrouve des mois plus tard. Relisez les montants et les dates contre le document affiché avant de valider. C'est la raison d'être de l'écran de validation.

Rien ne s'écrit sans validation. Email, scan, Peppol : toutes les portes d'entrée mènent à l'état à valider, jamais directement au registre.
La ventilation vaut la peine d'être faite sur le moment. Une facture validée sans poste pèse dans vos comptes mais reste invisible dans vos analyses, et personne ne se souviendra du détail six mois plus tard.
La période concernée n'est pas la date de facture. Sur tout ce qui couvre plusieurs mois — assurances, abonnements, entretiens —, renseignez-la : sans elle, la rentabilité impute toute la charge au mois du paiement.
Un doublon s'arbitre, il ne s'ignore pas. Tant qu'une facture reste au statut Doublon, elle n'est ni dans vos comptes ni tout à fait écartée.
Dévalider est possible, et tracé. Une facture validée par erreur peut être rouverte ; l'opération apparaît au Journal.