Contacts¶
Contacts, dans le menu principal.
Un contact est quelqu'un avec qui vous êtes en relation : une société ou une personne. C'est la fiche à laquelle se rattachent les factures, les paiements et les échanges.
Ses rôles disent ce que vous faites avec lui — client, fournisseur, personnel — et une même fiche peut en porter plusieurs : un sous-traitant qui vous achète aussi est les deux. Une fiche peut n'en porter aucun : c'est le cas d'un interlocuteur chez un client, ou d'un prospect qu'une campagne vient d'ajouter.
Sa nature — entreprise ou personne physique — répond à une autre question, et les deux se cumulent : un chauffeur indépendant est une personne physique ET un fournisseur.
Les contacts sont disponibles quels que soient les modules activés : ils appartiennent au noyau.
Créer un contact¶
+ Nouveau contact, en haut de la liste. Tako crée une fiche vide, nommée Nouveau contact, et l'ouvre : tout se saisit là, sur la fiche elle-même.
Le champ à remplir en premier est le numéro de TVA/BCE : saisissez-le, cliquez Rechercher (BCE), et Tako interroge la Banque-Carrefour des Entreprises puis complète seul le nom, la forme juridique et l'adresse. Vous n'avez plus qu'à vérifier. Si vous ne connaissez pas le numéro, la recherche par nom juste à côté fait la même chose à partir de la dénomination.
Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas cliqué Enregistrer — sauf la fiche elle-même, qui existe dès le clic sur le bouton. Une fiche ouverte par erreur se supprime depuis la liste ; elle s'y retrouve sous son nom d'attente.
Précisez ensuite :
- le rôle — Client, Fournisseur, ou Les deux. Il détermine où la fiche apparaît : un fournisseur est proposé à la validation d'une facture d'achat, un client à la création d'une facture de vente ;
- la langue — celle dans laquelle on écrit à cette société. Elle sert aux messages que Tako envoie, notamment aux campagnes du module Callout ;
- le chiffre d'affaires, le site web, le téléphone, l'email si vous les connaissez. Aucun n'est obligatoire.
En pratique, vous créerez rarement un fournisseur à la main : quand Tako détecte dans une facture un numéro de TVA qu'il ne connaît pas, il propose de créer la fiche depuis l'écran de validation.
Chercher¶
Le champ de recherche porte à la fois sur le nom, le numéro de TVA, l'email et
le téléphone — Proximus, BE0403… ou @gmail fonctionnent aussi bien. Les
filtres Clients / Fournisseurs restreignent la liste, Réinitialiser les
efface tous.
La fiche d'un contact¶
Ouvrir un contact donne accès à plusieurs choses en plus des coordonnées.
Personnes rattachées — qui vous connaissez chez ce contact, avec son rôle et ses coordonnées professionnelles. Sur la fiche d'une personne, la même section se lit dans l'autre sens et s'intitule Travaille chez. Voir Interlocuteurs.
Compte Tako — le compte avec lequel cette personne se connecte, quand c'est la même. Il décide de l'écran d'accueil après connexion et de ce que l'application chauffeur lui montre.
Doublon — fusionner une autre fiche dans celle-ci. L'écran annonce ce qui va bouger avant que vous ne validiez. Voir Fusionner un doublon.
Présence en ligne — LinkedIn, un site, tout profil public. Une entreprise en a une, pas seulement une personne.
Rechercher (BCE) — relance à la demande la consultation du registre pour cette fiche, sans attendre la synchronisation automatique.
Historique des modifications — chaque changement de valeur, avec l'ancienne, la nouvelle et sa source : vous distinguez ainsi ce qu'un collègue a saisi de ce que la BCE a rapporté. C'est ce qu'il faut consulter quand une adresse a changé sans que personne ne s'en souvienne.
Synchronisation avec la BCE¶
Tako rafraîchit chaque jour les fiches à partir de la Banque-Carrefour des Entreprises, et note les écarts dans l'historique. Le bouton Sync BCE de la liste déclenche la même opération immédiatement.
La synchronisation ne fait qu'informer
Elle met à jour les données d'identité publiques — dénomination, forme juridique, adresse. Elle ne touche ni vos factures, ni vos montants, ni quoi que ce soit qui aurait un effet comptable.