Réunions¶

À quoi sert ce module¶

Réunions est l'endroit où votre société écrit ses comptes rendus et les envoie à ceux qui étaient là.

Un compte rendu vit d'ordinaire dans un fichier texte sur le poste de quelqu'un, part en pièce jointe, et personne ne sait plus six mois plus tard quelle version a été envoyée ni à qui. Le module tient les trois à la fois : le texte, la liste des présents, et la trace de ce qui est parti.

Un rapport se compose de chapitres. Ce n'est pas un détail de présentation : un chapitre se déplace sans couper-coller, porte ses propres pièces jointes, et se reprend d'une réunion à l'autre par un ordre du jour type.

Activer le module¶

Paramètres › App Store, ligne Réunions.

La liste des rapports¶

Réunions. Les comptes rendus de la société, du plus récent au plus ancien, avec leur lieu, le nombre de chapitres et de participants, et leur état :

État	Ce qu'il veut dire
Brouillon	En cours d'écriture. Personne ne l'a reçu.
Diffusé	Il est parti — la date d'envoi est affichée sur la fiche.
Modifié depuis	Il a changé APRÈS son envoi : ce que les participants ont reçu ne correspond plus à l'écran.

Créer un rapport demande deux choses, un objet et une date. Si vous avez des ordres du jour types, un troisième champ propose d'en reprendre un — ses points deviennent alors des chapitres vides, prêts à remplir.

La pastille du menu compte les brouillons : ils attendent que quelqu'un les finisse ou les diffuse.

Écrire un compte rendu¶

L'écran est fait pour être tenu pendant la réunion, pas rempli après.

À gauche, le sommaire : la liste des chapitres. On y clique pour passer de l'un à l'autre, et les flèches montent ou descendent celui qu'on vise. Au centre, le chapitre ouvert, avec la même barre d'outils que le Wiki — gras, listes, citations, liens. Le texte part au serveur tout seul quelques secondes après la dernière frappe, et passer à un autre chapitre sauvegarde d'abord celui qu'on quitte.

En haut, la séance en une ligne : la date, le lieu, et les participants avec leur présence. Modifier la séance ouvre le formulaire — l'objet, la date, le lieu, les heures — et le volet de droite.

Le lieu et sa forme¶

Le lieu est un texte libre (« Siège — salle du conseil », un lien de visioconférence, une adresse chez un client). La forme à côté décide de la phrase imprimée en tête du PDF : sur place, en visioconférence, ou les deux.

Les participants¶

Le volet de droite tient la présence de chacun — présent, excusé, absent — et l'ajout d'un participant. Cherchez-le plutôt que de le retaper : le champ propose vos collègues, les contacts de votre carnet, et les interlocuteurs de vos clients et fournisseurs.

L'adresse d'un interlocuteur

Quelqu'un convié au titre de son entreprise reçoit le compte rendu à son adresse professionnelle, celle qui figure sur son rattachement — pas à son adresse personnelle. C'est la même personne, mais pas la même boîte, et c'est celle-là qui doit recevoir.

Une personne qui n'est nulle part se tape simplement : le nom suffit. Elle figurera au compte rendu ; sans adresse, elle ne le recevra pas, et l'écran le dit au moment de diffuser.

Le nom et l'adresse sont figés à l'ajout. Renommer une fiche l'an prochain ne réécrit pas une réunion tenue aujourd'hui : le compte rendu dit qui était là ce jour-là, sous le nom qu'on lui connaissait.

Les pièces jointes¶

Chaque chapitre porte les siennes — la balance citée au point « Résultats », le devis dont il a été question. Cliquez le nom pour l'ouvrir, la croix pour la supprimer. Elles se retrouvent aussi dans l'archive documentaire de la société.

Les actions décidées en séance¶

Une réunion produit des décisions, et ce sont elles qui se perdent. Elles s'écrivent dans le chapitre, au fil de ce qui se dit — pas dans un formulaire à côté :

- [ ] Relancer le fournisseur sur le devis @Marc Delvaux 15/03
- [x] Envoyer le PV signé

Une case à cocher, et rien d'autre n'est obligatoire : - [ ] Répondre est une action valable. Le bouton Case à cocher (une action) de la barre d'outils pose la ligne ; Entrée en ouvre une suivante ; Tab l'imbrique sous la précédente, Maj+Tab la ressort.

La personne¶

Tapez @ : la liste des participants s'ouvre, et le nom choisi devient une pastille. Une pastille veut dire que Tako a reconnu la personne. Un nom mal orthographié — ou quelqu'un qui n'est pas dans la séance — reste du texte gris : c'est le seul signe que vous aurez avant d'enregistrer, et il vaut mieux le voir là que de chercher une semaine plus tard une ligne qui n'appartient à personne.

Ajoutez les participants d'abord

Le menu propose les gens de la SÉANCE. Sur un rapport qui n'en a pas encore, il n'a personne à proposer et vous le dit.

Une seule personne, la première nommée : c'est à elle que la ligne a été confiée. Si son nom correspond à un collègue ayant un compte, elle recevra le rappel du matin (voir plus bas).

L'échéance¶

Écrivez la date comme en réunion : 15/03, 15/03/26 ou 15/03/2026. Sans année, c'est celle de la réunion — sauf si la date tomberait plus d'un mois avant elle : « 15/01 » noté dans un comité de décembre désigne le janvier qui vient, pas celui qui est passé.

La première date de la ligne est l'échéance. Les suivantes restent du texte : « Comparer les garanties 01/02 puis relancer le 01/12 » n'a qu'une date à tenir.

Comme pour la personne, la pastille se défait dès que le texte n'est plus une date. C'est voulu : tant que vous tapez « 12/1 », ce n'est pas encore « 12/10 ».

Cocher, et ce que ça change¶

Une case se coche dans le texte, en cliquant la case elle-même, ou depuis l'écran de suivi. Les deux se rejoignent, avec une nuance qui compte :

Le rapport est…	Cocher depuis le suivi…
en brouillon	réécrit la case dans le texte. Le PDF imprimé ensuite montre l'action cochée.
diffusé	ne touche pas au texte : ce qui est parti ne se réécrit pas. Seul le suivi porte l'état, et le rapport n'est pas marqué « modifié depuis l'envoi ».

En haut du chapitre, un compteur dit où l'on en est — « 3 sur 7 » — et le sommaire en porte un par chapitre. Les actions abandonnées n'y comptent ni au-dessus ni en-dessous de la barre : on ne les attend plus.

Suivre les actions¶

Réunions › Actions. Tout ce qui a été décidé dans la société, quelle que soit la réunion d'où cela vient. C'est l'écran qu'on ouvre pour répondre à « qu'est-ce qui m'attend ? » sans relire douze comptes rendus.

Cinq vues :

Vue	Ce qu'elle montre
À faire	Ce qui reste ouvert. C'est la vue d'ouverture.
En retard	Les ouvertes dont la date est passée. C'est ce que compte la pastille du menu.
Faites	Ce qui a été coché.
Toutes	Y compris les abandonnées.
Disparues du texte	Le filet de sécurité — voir plus bas.

La recherche porte à la fois sur le libellé et sur la personne : « Marc » et « devis » se tapent dans le même champ. S'y ajoutent la réunion, et une fenêtre Échéance du… au…, qui ne retient que les lignes portant une date. Les colonnes se trient.

Sur chaque ligne, la case de gauche coche et décoche ; le bouton Abandonner, à droite, y renonce (et Rouvrir la remet en jeu). Le nom de la réunion est un lien, qui ouvre le compte rendu directement au chapitre qui la porte — ce qu'on veut après avoir lu une ligne, c'est relire ce qui s'est dit autour. Ce qu'une réunion précédente avait déjà décidé porte la mention Reportée.

Abandonner n'est pas supprimer

Une ligne abandonnée sort des compteurs et des rappels, mais reste lisible dans « Toutes ». Une décision qu'on ne tiendra pas est une information ; la faire disparaître n'en est pas une.

Disparues du texte¶

Une décision vit dans la phrase qui la porte : effacer la ligne l'efface avec. C'est voulu — sans quoi une reformulation laisserait un doublon derrière elle — mais un collage malheureux emporterait alors des décisions.

Tako met donc de côté, plutôt que de jeter, tout ce qui avait déjà une histoire : une décision tenue, abandonnée, ou reprise par une réunion suivante. Elles se retrouvent dans la vue Disparues du texte. Et si la ligne revient — un couper-coller repris, un paragraphe recollé — elle retrouve la sienne, et son état.

Seules s'effacent vraiment les actions ouvertes que personne n'avait touchées : elles n'étaient qu'une lecture du texte.

Le report d'une réunion à la suivante¶

Dans un ordre du jour type, un point peut être marqué « Suivi des actions ». Créer un rapport depuis cet ordre du jour remplit alors ce chapitre avec tout ce qui reste ouvert ailleurs, écrit comme vous l'écririez à la main — donc modifiable, supprimable et cochable en séance.

La ligne d'origine cesse d'apparaître dans le suivi : c'est sa reprise qui la représente désormais, et la compter deux fois annoncerait un retard qui n'existe pas. Le chapitre n'est rempli que s'il est vide : un ordre du jour repris sur un rapport déjà rédigé n'écrase le texte de personne.

Le rappel du matin¶

Réunions › Réglages. Le module peut envoyer, à 7 h 10, un message à ceux que cela concerne. Il est éteint par défaut : c'est une décision d'entreprise, et un courrier quotidien apparu tout seul se lit comme une panne.

Qui reçoit quoi¶

Deux titres, et deux seulement :

la personne à qui elle a été confiée — le @Nom reconnu comme un collègue ayant un compte ;
l'auteur du compte rendu, pour ce qui reste ouvert dans SES réunions. C'est lui qui relance.

Un participant externe n'en reçoit jamais : il n'a pas de compte, et la liste des tâches internes ne lui est pas adressée.

Le message rassemble ce qui vous a été confié, ce que vous avez à relancer, ce qui a été fait depuis le dernier rappel, et ce que quelqu'un d'autre a coché sur ce qui vous était confié — la seule nouvelle de ce courrier qui appelle peut-être une vérification. Chaque ligne est numérotée et renvoie au bon chapitre.

Rien à dire, rien à envoyer. Un « 0 » quotidien finit en règle de filtrage, et emporte avec lui le message qu'on attendait.

Les jours¶

Cochez les jours d'envoi — lundi au vendredi par défaut. Aucun jour coché : rien ne part, ce qui est la façon de mettre le rappel en pause sans perdre le reste.

Le bilan de ce qui a été fait¶

Par défaut, les clôtures sont annoncées DANS le rappel. Ce second réglage en fait un message à part, avec ses propres jours — et c'est le seul qui parte un jour où plus rien n'attend : une semaine où l'on a tout soldé n'a rien à rappeler, et c'est pourtant celle où l'on veut lire que tout est soldé.

Chacun peut en recevoir plus, ou plus rien¶

Ce réglage-ci est celui de l'entreprise ; chacun affine le sien dans Mon compte › Notifications — jusqu'à ne plus rien recevoir, ou au contraire suivre les retards, voire toutes les actions ouvertes de la société. Le réglage de l'entreprise reste maître : s'il coupe le rappel, aucun abonnement ne le rallume.

Le PDF et la diffusion¶

Télécharger le PDF rend le compte rendu tel qu'il sera reçu : l'en-tête de séance, les présents et les excusés, les chapitres numérotés, et la liste des pièces jointes en annexe.

Diffuser envoie ce PDF aux participants que vous cochez, accompagné des pièces jointes de la réunion. Vous pouvez remplacer l'objet et le message ; laissés vides, ils sont composés à partir de l'objet et de la date.

Ce qui part est figé : le PDF envoyé est rangé dans les documents du rapport, et le texte de chaque message est conservé tel qu'il a été reçu. Corriger le compte rendu ensuite reste possible — un compte rendu se corrige — mais l'écran affiche alors « modifié depuis l'envoi », et c'est à vous de rediffuser si la correction compte.

Le volet Ce qui est parti liste chaque envoi, un par destinataire :

Mention	Ce qu'elle veut dire
Envoyé	Le message est parti.
Journalisé	Aucun serveur d'envoi n'est configuré sur cette instance : le message est écrit dans les journaux techniques. Ce n'est pas une panne.
Échec	Le serveur d'envoi a refusé, ou le participant n'a pas d'adresse. Personne n'a reçu ce message-là.

Les ordres du jour types¶

Réunions › Ordres du jour. Une réunion qui revient chaque mois se prépare plus vite avec ses points déjà posés : « Suivi des actions », « Résultats du mois », « Divers ».

Créer un rapport depuis un ordre du jour copie ses points. Modifier l'ordre du jour ensuite ne réécrit donc aucun compte rendu déjà tenu.

Points de vigilance¶

Diffuser n'est pas sauvegarder. Tant qu'un rapport est en brouillon, personne ne l'a reçu, même s'il est complet et relu.
Ce qui est parti ne change plus. Corriger un rapport diffusé ne corrige pas ce qui est dans les boîtes de réception. Rediffusez si la correction compte : un nouvel envoi s'ajoute à la trace, il ne remplace pas les précédents.
Les pièces jointes voyagent, mais pas sans limite. Au-delà de dix mégaoctets, celles qui ne tiennent pas ne partent pas — le PDF les nomme alors comme non jointes, plutôt que de laisser croire qu'elles ont été envoyées.
Supprimer un chapitre supprime ses pièces. Elles n'existaient que sous lui ; les garder sans rien à quoi les rattacher en ferait des fichiers que personne ne retrouve.
Effacer la ligne efface ce qu'elle portait, et c'est ce qui garde le suivi fidèle au compte rendu. Ce qui avait une histoire — fait, abandonné, repris — est mis de côté dans « Disparues du texte » plutôt que perdu, mais une ligne ouverte que personne n'avait touchée s'en va avec sa phrase.
Reformuler une ligne en crée une autre. Son identité est son libellé ; la casse, les accents et les espaces en trop ne comptent pas, le reste si. Une case déjà cochée qu'on réécrit repart donc à zéro.
Un participant sans adresse ne recevra rien. Il reste au compte rendu — sa présence est un fait — mais la case de diffusion est barrée, et le message ne lui sera pas envoyé.