Comptable¶

À quoi sert ce module¶

Comptable donne à votre comptable externe un écran à lui, et à vous le moyen de lui remettre vos pièces sans courrier ni dossier partagé.

Aujourd'hui, la remise ressemble à ceci : des factures jointes à un mail, une liste de virements à vérifier au téléphone, et personne ne sait plus, en fin de trimestre, ce qui est déjà envoyé. Le module tient trois choses à la fois :

ce que la fiduciaire voit : les pièces validées dans Tako, pour la période qu'elle travaille ;
ce qui lui a été envoyé, pièce par pièce, et ce qui a changé depuis ;
les mouvements bancaires qu'elle a confirmés, un par un.

Le comptable n'entre pas dans le reste de Tako. Son compte ouvre cette seule interface, avec le logo de Tako en bleu, et rien d'autre : ni les ventes en cours, ni les contacts, ni les réglages de la société.

Activer le module¶

Paramètres › App Store, ligne Comptable.

Ensuite, deux gestes côté société :

Inviter le comptable avec le rôle Comptable externe (Paramètres › Utilisateurs). Il reçoit l'invitation comme n'importe qui, et à sa première connexion il arrive directement sur son interface.
Renseigner les adresses de destination et le début des trimestres, voir les réglages.

Ce que le rôle permet, et ce qu'il ne permet pas :

Le comptable peut	Le comptable ne peut pas
consulter les pièces partagées et leurs fichiers	partager un document, changer une adresse ou un trimestre
envoyer le dossier d'une pièce, et annuler cet envoi	modifier une pièce, une ventilation ou un montant
confirmer un mouvement bancaire	rapprocher ou créer un mouvement

Les gestes de la colonne de droite restent à la société : ils demandent la capacité Administrer le comptable, que le rôle Comptable externe ne porte pas.

L'interface du comptable¶

Comptable. L'adresse /comptable renvoie sur le premier onglet, Achats. Toutes les vues gardent la même période en haut : l'année, ou un trimestre. Quatre cartes de trimestre affichent l'avancement ; cliquer sur l'une restreint les onglets à ce trimestre.

Sous chaque carte, deux jauges :

Pièces : combien sont envoyées et à jour, sur le total du trimestre ;
Mouvements : combien sont confirmés, sur le total.

Un bandeau le rappelle : ce que l'on voit ici, ce sont des pièces validées dans Tako. Une pièce qui attend encore sa validation n'apparaît pas.

Les onglets sont : Achats, Ventes, Autres, Comptes de tiers, Ressources, Ventilation et Mouvements bancaires. La pastille sur les trois premiers compte les pièces à envoyer.

Achats, Ventes, Autres¶

Une ligne par pièce : référence, date, tiers, montant TTC et état d'envoi. On filtre par recherche et par état d'envoi ; Plus de filtres déplie les autres critères. La ligne s'ouvre sur la visionneuse : le fichier d'origine, ses pièces jointes, la ventilation de la pièce et, en bas, les paiements bancaires qui la soldent (date, libellé, montant, et le total réglé). Une pièce sans paiement rapproché le dit.

Ouvrir sur sa page, en haut de la visionneuse, affiche la même pièce sur sa propre adresse. Elle se colle dans un message, se garde en favori, et la période choisie y voyage comme partout ailleurs. Retour à la liste ramène à l'onglet d'origine.

Les trois onglets séparent les pièces par leur type : achats, ventes, puis tout le reste (les documents partagés qui ne sont ni l'un ni l'autre).

Une pièce sans fichier n'est pas bloquée : Tako génère alors un récapitulatif en PDF (référence, date, nature, tiers, montants, lignes), marqué comme tel dans la liste.

Envoyer, et annuler un envoi¶

Cocher des pièces fait apparaître la barre d'actions ; Tout envoyer prend toutes les pièces à envoyer de la période. L'envoi part par mail à l'adresse réglée pour ce type de pièce : fichiers et pièces jointes de chaque pièce, ou le récapitulatif quand il n'y a pas de fichier. Le message est habillé comme vos factures et vos rappels : la mise en page de la société (bandeau, couleurs, signature, pied de page) s'applique. Chaque pièce du message est un lien vers sa page dans l'interface du comptable, où il se connecte avec son propre compte.

Chaque pièce a un état, calculé à chaque affichage, jamais saisi :

État	Ce qu'il veut dire
À envoyer	Rien n'a encore été envoyé pour cette pièce.
Envoyé	Le dossier a été envoyé, et la pièce n'a pas changé depuis.
Modifiée — à renvoyer	Un fichier, le montant TTC ou, pour un récapitulatif, l'une de ses lignes a changé après l'envoi. Ce que la fiduciaire a reçu ne correspond plus.

Renvoyer une pièce « modifiée » remplace son envoi : la trace garde le dernier.

Annuler un envoi remet la pièce à À envoyer. Attention à ce que cela fait vraiment : le mail est déjà envoyé et ne se rappelle pas. L'annulation ne touche que le suivi dans Tako, pour le cas où l'envoi était une erreur et que vous voulez le refaire proprement. La fenêtre de confirmation le dit en toutes lettres.

Comptes de tiers¶

Un tiers par ligne, client ou fournisseur, avec son numéro de compte et le nombre de pièces de la période. La fiche d'un tiers liste ses pièces ; l'onglet reste allumé quand on y est.

Ressources et ventilation¶

Ressources regroupe la période par ressource imputée : le type, le nombre de pièces et de lignes, le total et sa part du tout. Un clic ouvre la fiche de la ressource, avec ses lignes.

Ventilation est la même matière autrement : toutes les lignes, avec leur poste, leur dimension et leur ressource. Les lignes d'une pièce sont repliées ; Tout déplier les ouvre toutes. Le bouton CSV exporte la vue telle qu'elle est filtrée.

Mouvements bancaires¶

Les mouvements de la période, avec leur état : Confirmé ou Non confirmé, Rapprochée ou Non rapprochée. C'est ici que le comptable fait son vrai contrôle : le bouton Confirmer d'une ligne la passe à Confirmé ✓, et le même bouton la défait.

On confirme un mouvement à la fois. Il n'existe pas de « tout confirmer » : la confirmation dit « j'ai regardé celui-là ».

Les réglages¶

Comptable › Réglages, réservé à la société. Deux cartes.

Adresses de destination. Une adresse par type de pièce : Achats, Ventes, Documents. Un type sans adresse ne peut pas être envoyé ; l'écran le dit au lieu d'envoyer un mail vers nulle part.

Trimestres. Le mois où commence le premier trimestre (janvier, février, mars…). Il règle la période du comptable et les quatre cartes de l'écran. Les envois déjà faits ne bougent pas.

Partager des documents avec le comptable¶

Côté société, ce qui devient visible pour la fiduciaire se décide dans Documents. Le filtre Partagés avec le comptable (N) liste ce qui l'est déjà — il n'apparaît que si le module est actif et que vous pouvez administrer le comptable. Le compteur porte sur toute l'archive ; la liste, elle, ne filtre que les documents déjà chargés à l'écran.

Une facture d'achat ou de vente validée apparaît d'elle-même dans les onglets Achats et Ventes ; partager un document sert aux pièces qui n'ont pas d'autre place (onglet Autres).

Points de vigilance¶

Rien n'est posté aux livres par ce module. Il montre des pièces déjà validées dans Tako et trace ce qui part ; il ne valide, ne modifie et ne rapproche rien. Confirmer un mouvement est un contrôle du comptable, pas une écriture.
Annuler un envoi ne rappelle pas le mail. La fiduciaire a déjà reçu les fichiers. L'annulation corrige votre suivi, pas sa boîte de réception.
« Modifiée — à renvoyer » ne veut pas dire que quelqu'un a fait une erreur. Une note de crédit liée, un fichier remplacé, un TTC corrigé : toute différence avec ce qui a été envoyé le déclenche. Si la correction ne compte pas pour la fiduciaire, ne renvoyez pas.
Un déplacement du stockage peut tout remettre en « modifiée ». L'état se calcule aussi à partir de l'emplacement des fichiers ; si l'instance change de stockage, les pièces déjà envoyées peuvent toutes réapparaître comme à renvoyer. Prévenez l'exploitation avant de migrer : les envois devront être recalculés côté serveur.
Un type sans adresse ne part pas. Vérifiez les trois adresses avant la première remise.
Le comptable ne voit que ce que la société lui montre. Cesser de partager un document l'enlève de son écran, mais pas du mail déjà envoyé.