Missions¶
À quoi sert ce module¶
Missions suit vos missions et chantiers, et en fait un axe analytique.
Le principe est celui du Personnel et des matériels : une dépense ventilée sur une mission alimente le registre et permet de savoir ce qu'un chantier a réellement coûté — pas ce qu'il devait coûter.
Activer le module¶
Paramètres › App Store, ligne Missions.
Le planning¶
Missions. La semaine des transports, une ligne par ressource. Par chauffeur / Par véhicule regroupe les mêmes transports autrement, sans rien filtrer : une feuille sans véhicule reste visible sous Sans véhicule.
Une feuille de plusieurs jours est une seule barre. Deux transports simultanés sur la même ressource s'empilent au lieu de se masquer. Sur téléphone, la semaine devient un jour à la fois.
Les feuilles de route¶
Missions › Feuilles de route. Une feuille porte un client, un franchisé, un véhicule, un chauffeur et une période.
Chacune reçoit une référence de cinq signes — 2CRZ9, WHXJX — qu'on se
dit au téléphone et qu'on écrit à la main sur une liasse. L'alphabet évite tout
ce qui se confond : ni O ni 0, ni 1 ni I ni L, pas de U qu'on entend
« V ». Elle est unique dans votre société ; deux entreprises peuvent porter la
même, elles ne se parlent pas.
La colonne Trajets dit combien de lignes composent le transport.
Nouvelle feuille de route, depuis cette liste ou depuis le planning. Seuls le nom et la date de début sont obligatoires.
Choisir un véhicule propose celui qui le détient aujourd'hui (voir Matériels). C'est une proposition : posez quelqu'un d'autre si besoin, et un chauffeur déjà choisi n'est pas écrasé.
Modifier rouvre le même formulaire. Une feuille clôturée ne se modifie plus.
La fiche d'un transport. Elle rassemble la feuille, ses trajets, sa lettre de voiture et les arrêts qu'on y a documentés.
Ce qui s'est passé¶
En bas de la fiche, le fil du transport : la feuille créée, chaque départ et chaque arrivée avec leur compteur, les arrêts, les notes de frais, le scan du CMR, la clôture. Du plus récent au plus ancien — devant un transport en cours, la question est « où en est-il », pas « comment a-t-il commencé ».
Rien ne s'y saisit : le fil se reconstitue à partir de ce que vous et le chauffeur avez déjà noté ailleurs. Il ne dit pas qui a fait quoi, ni ce qui a été supprimé ; pour cela, c'est le Journal qu'il faut regarder.
La lettre de voiture (CMR)¶
Un transport qui franchit une frontière demande un CMR : plaque du véhicule, plaque de la remorque, type de marchandise.
Les signatures restent sur le papier. Tako n'en garde que le constat, par deux boutons Marquer signée.
Le scan de la liasse signée ouvre la clôture. Photographiez toutes les pages d'un coup, elles deviennent une seule pièce. Sans ce scan, Clôturer reste inactif et l'écran écrit pourquoi. Un transport intérieur se clôture sans rien.
Ce qui attend un scan se compte dans la pastille CMR à scanner du menu.
Les arrêts documentés¶
CC STOP ou Incident : un arrêt en route, avec son lieu, sa durée et un commentaire. À ne pas confondre avec le temps d'attente, qui se note sur le trajet — celui-ci est chez le client, avant de repartir, et il y en a un par trajet.
Les trajets¶
Missions › Trajets. Une ligne, un trajet : adresse et kilométrage de départ, adresse et kilométrage d'arrivée. La distance ne se saisit pas, elle se déduit — et elle reste vide, jamais zéro, tant qu'un relevé manque.
Un trajet peut exister sans feuille de route. C'est le cas normal du trajet ajouté après coup ou hors planning ; le filtre Sans feuille de route les rassemble, pour qu'aucun kilomètre roulé ne se perde.
Pour ajouter un trajet, ouvrez la feuille de route et Ajouter un trajet. Le formulaire repart d'où le trajet précédent est arrivé — même adresse, même compteur, même heure — parce que retaper ce qu'on vient de saisir est exactement ce qu'on finit par ne plus faire. Corriger rouvre la même ligne.
Quand le véhicule est suivi par un boîtier, un bouton Compteur : … km remplit le kilométrage d'un clic. Il ne s'écrit jamais tout seul : ce qui sera facturé est une déclaration, et la pré-remplir reviendrait à signer à la place du chauffeur. Ce que le boîtier annonçait est conservé à côté de ce qui a été tapé, pour que l'écart reste lisible des mois plus tard.
Le temps d'attente se note sur le trajet et ne se facture pas tout seul : la franchise et le tarif dépendent de ce qui a été convenu avec le client, et c'est vous qui tranchez.
Ce qui s'est passé¶
Missions › Ce qui s'est passé. Le journal de tous les transports, du plus récent au plus ancien : départs, arrivées, arrêts documentés, notes de frais, lettres de voiture scannées, clôtures. C'est la réponse à « que s'est-il passé hier ? », sans ouvrir les feuilles une par une.
La même chose existe sur une feuille de route — la section Ce qui s'est passé, en bas — quand la question porte sur un seul transport.
Les filtres Nature et la période bornent la lecture ; la recherche porte sur ce qui est écrit dans la ligne : un lieu, une référence de feuille, un montant. La période est limitée à trois mois : le journal se recompose à chaque affichage, et c'est cette limite qui le garde rapide.
Rien n'est écrit nulle part pour ce journal : il se reconstitue à partir de ce que vous avez saisi. Un transport qui n'apparaît pas est un transport où rien n'a été noté.
Les adresses¶
Missions › Adresses. Le carnet des lieux où l'on charge et où l'on décharge, avec le contact sur place. Une adresse s'y crée une fois et se réutilise : c'est ce qui rend comparables deux transports vers le même quai.
Retirer une adresse ne l'efface pas. Elle quitte les propositions et reste sur les transports qui la citent.
Créer ou corriger une adresse¶
Nouvelle adresse, ou le nom du lieu dans la liste. La fiche se lit en deux parties, parce que ce sont deux choses différentes :
- Le lieu — le nom qu'on lui donne, la rue, le quai, le code postal, la localité et le pays. Commencez à taper la rue : Tako propose les adresses belges officielles et remplit les autres champs d'un coup. Il ne fait que proposer — un quai allemand se saisit à la main, et c'est normal qu'aucune suggestion n'apparaisse.
- Le contact sur place — facultatif. La fiche de contact désigne l'entreprise ou le particulier ; les deux champs suivants nomment la personne qu'on demande en arrivant, et son téléphone.
Le pays n'est pas décoratif : c'est lui qui décide si le transport franchit une frontière, donc si une lettre de voiture sera exigée pour clôturer.
Les notes de frais¶
Missions › Notes de frais. Une dépense de route — gasoil, péage, repas, lavage — avec ou sans mission. « Aucune mission » est un choix valable : le lavage d'un camion n'appartient à aucun client.
Le trio minimal est montant, commentaire, justificatif. Sans justificatif, la note reste « à confirmer » : le montant est pris, mais elle ne devient pas un achat. Ce n'est pas un rejet — une dépense payée sans ticket doit tout de même pouvoir être remboursée.
Le moyen de paiement décide de la suite, et c'est la seule question vraiment structurante de l'écran : carte société, la dépense se rapprochera d'une ligne bancaire ; carte privée, elle crée une dette envers le chauffeur.
Envoyer aux achats transforme la note en facture d'achat à valider — jamais plus loin : personne n'entre une pièce en comptabilité sans l'avoir relue. Le fournisseur est créé s'il n'existe pas encore, à partir du nom lu sur le ticket. Si la note est rattachée à une mission, la dépense est ventilée sur son axe, et remonte donc dans la rentabilité de ce transport.
Une fois partie, la ligne porte un lien vers l'achat et le bouton disparaît : envoyer deux fois est impossible, pas seulement déconseillé.
L'application du chauffeur¶
Les chauffeurs ont leur propre application, Cabine, séparée de Tako : ils y voient leur journée, notent leurs départs et leurs arrivées, photographient un CMR ou un ticket. Ils n'entrent pas dans Tako et n'y voient rien d'autre que ce qui leur est affecté.
Pour qu'un chauffeur puisse s'y connecter, il faut deux choses :
- un compte utilisateur — créé comme les autres, dans Paramètres › Utilisateurs ;
- ce compte rattaché à sa fiche de personnel. Un compte ne peut être qu'une seule personne : c'est ce qui permet de répondre sans ambiguïté à « quelles feuilles de route sont les miennes ? ».
Ce qui remonte de la route arrive à valider, jamais dans les livres : une note de frais attend qu'on la relise avant de devenir un achat, et un CMR scanné ouvre la clôture sans la prononcer — c'est vous qui clôturez.
Le chauffeur n'a rien à retenir¶
Il se connecte à l'adresse habituelle de Tako, avec son compte habituel : Tako reconnaît qu'il conduit et l'envoie dans son application. Il n'a ni seconde adresse à mémoriser, ni second mot de passe.
Sa session n'ouvre que la cabine. Elle ne donne accès ni aux feuilles des collègues, ni aux contacts, ni aux achats, ni à quoi que ce soit du back-office — même si la personne y a des droits par ailleurs. C'est l'appareil qui est borné, pas le compte : la même personne, depuis un poste de travail, retrouve tout ce à quoi son rôle lui donne droit.
Un téléphone perdu¶
Paramètres › Utilisateurs, la personne concernée, Fermer les sessions. Toutes ses sessions s'arrêtent immédiatement, sur tous ses appareils, sans désactiver son compte : il se reconnecte depuis un autre téléphone et continue sa tournée.
Changer son mot de passe ferme aussi les sessions — sinon celui qui détenait l'ancien garderait son accès, ce qu'on cherche précisément à empêcher.
Ce que le porteur du téléphone a pu voir entre-temps : la journée de ce chauffeur — ses feuilles, ses trajets, ses notes, ses arrêts. Rien d'autre.
Ce que le chauffeur peut corriger lui-même¶
Sur ses écrans Frais et Incident, il relit ce qu'il a envoyé aujourd'hui et peut le corriger : un montant tapé de travers, une durée fausse, un arrêt déclaré par erreur qu'il retire le jour même. Une note déjà partie aux achats ne se corrige plus depuis la route — elle est devenue une facture, et c'est sur elle qu'on intervient.
Il peut aussi ajouter un trajet que le planning n'avait pas prévu (un détour, un retour à vide) en choisissant deux lieux du carnet, et rouvrir un trajet qu'il avait clos par erreur.
Le camion d'un trajet ajouté¶
Quand le trajet se rattache à une feuille de route, rien n'est demandé : la feuille sait déjà dans quoi il roule.
Hors feuille, l'application demande dans quel camion — et propose le sien, c'est-à-dire celui qui lui est attribué dans Matériels. Il le change s'il conduit autre chose ce jour-là : un remplacement, une panne, le camion d'un collègue pour l'après-midi.
C'est une question, pas une formalité. Sans camion, un trajet ne se rattache à rien : le compteur ne peut pas être proposé, le contrôle qui empêche un kilométrage de reculer n'a rien à comparer, et les kilomètres roulés ne comptent sur aucun véhicule.
Rien à choisir ?
La liste ne propose que ses camions : celui qui lui est attribué et ceux de ses feuilles en cours. Un chauffeur à qui aucun camion n'est attribué et qui n'a pas de feuille ne peut donc pas ajouter de trajet — attribuez-lui son camion depuis Matériels, sur la fiche du véhicule.
Les natures d'arrêt¶
Missions › Natures d'arrêt. Ce qu'un chauffeur peut choisir quand il déclare un arrêt en route. CC STOP et Incident existent partout ; le reste vous appartient — Panne, Attente de créneau, Contrôle police. Une nature nommée se compte ; la même chose écrite dans le commentaire ne se compte pas.
La colonne Origine dit d'où vient la ligne. Renommer une nature du catalogue Tako ne la renomme que chez vous : les autres entreprises continuent de lire le nom d'origine, et l'écran vous prévient avant d'enregistrer.
Retirer une nature ne l'efface pas. Elle quitte les choix proposés à la saisie ; les arrêts déjà documentés gardent leur libellé et restent lisibles. Le compteur Arrêts dit combien en portent une avant que vous ne la retiriez.
Nouvelle nature, ou le nom dans la liste. Un nom et un ordre d'affichage — le rang auquel elle apparaît dans la liste du chauffeur, les plus fréquentes en premier.
Les chantiers¶
Missions › Chantiers. La liste des missions qui ne sont pas des transports — chantiers, interventions. Une mission se crée avec un nom — Chantier Bruxelles — et un code facultatif, auxquels s'ajoutent les champs personnalisés définis pour la nature Mission.
L'écran est volontairement dépouillé : une mission n'a pas de vie propre dans Tako. Sa valeur vient de ce qu'on lui rattache.
La fiche d'un chantier¶
Nouveau chantier, ou le nom dans la liste. Le nom, le code, le client, l'intervenant, et le type de mission quand plusieurs variantes existent.
Choisir le client change les champs proposés : ce sont ceux définis pour lui dans Champs personnalisés. La variante se présélectionne quand le contexte la désigne sans ambiguïté ; elle se change à la main.
Les pièces jointes demandent une mission déjà enregistrée — elles se rangent sous elle, sous le nom du champ qui les réclame. Enregistrez d'abord, joignez ensuite ; l'écran le dit plutôt que de proposer un bouton qui échouerait.
S'en servir¶
- Créez la mission avant que les premières factures n'arrivent — c'est la seule façon de pouvoir les ventiler dessus au fil de l'eau.
- À chaque validation de facture, désignez la mission concernée.
- En fin de chantier, créez un rapport de rentabilité filtré sur cette mission.
Points de vigilance¶
- Une mission créée trop tard ne rattrape pas le passé. Les factures déjà validées ne se ventilent pas rétroactivement sans les rouvrir une à une. Ouvrez la mission dès la signature.
- Un nom précis vaut mieux qu'un nom court. Chantier Bruxelles devient ambigu au troisième chantier bruxellois ; datez ou numérotez.
- Une mission ne se ferme pas. Il n'y a pas d'état terminé : une mission achevée reste dans la liste. Un code préfixé par l'année aide à s'y retrouver quand elles s'accumulent. Ne la supprimez pas pour faire de la place — vous emporteriez avec elle la lecture analytique de tout ce qui a été ventilé dessus.