Interlocuteurs¶
Contacts › la fiche d'un contact, section « Personnes rattachées ».
Un interlocuteur, c'est quelqu'un que vous connaissez chez un contact : Madame Dupont chez votre client, le comptable de votre fournisseur.
Ce n'est pas une autre sorte de fiche. Une personne est un contact comme un autre — de nature personne physique — et c'est le rattachement qui dit chez qui elle travaille et à quel titre.
Ce qui a changé
Les personnes vivaient dans un écran à part, et il fallait saisir deux fois quelqu'un qui était à la fois interlocuteur et fournisseur. Elles ont rejoint le carnet d'adresses : une seule fiche, un seul endroit où corriger un numéro de téléphone. L'ancienne adresse Callout › Personnes mène désormais au carnet, filtré sur les fiches sans rôle.
Créer un interlocuteur¶
Depuis Contacts, comme n'importe quelle fiche : Nouveau contact, puis choisissez la nature personne physique. Seul le nom est obligatoire — on enregistre souvent quelqu'un dont on ne sait encore presque rien.
Le reste se remplit au fil des rencontres : prénom, email, téléphone et mobile, la langue dans laquelle on lui écrit, ses notes, et sa présence en ligne — LinkedIn ou tout autre profil.
Ne lui cochez aucun rôle s'il s'agit d'un simple interlocuteur : les rôles — client, fournisseur, personnel — disent ce que vous faites avec quelqu'un, et on ne fait pas d'affaires avec l'assistante de son client. Les fiches sans rôle sont rangées à part dans la liste.
Rattacher¶
Sur la fiche d'une entreprise, la section Personnes rattachées ; sur celle d'une personne, Travaille chez. C'est le même lien, lu des deux côtés.
Chaque rattachement porte :
- un rôle — Gérante, Comptable, Responsable achats… ;
- des coordonnées professionnelles, distinctes de celles de la fiche : l'adresse email change avec l'employeur, la personne non. Ce sont elles qui s'affichent en premier, parce que ce sont celles auxquelles on écrit pour parler affaires ;
- la mention principal, pour désigner qui répond quand on ne sait pas à qui s'adresser.
Quelqu'un peut tenir plusieurs rôles chez le même contact — gérante et contact facturation — et être rattaché à plusieurs contacts. Quand il change d'employeur, ajoutez le nouveau rattachement : la fiche reste la même, avec ses coordonnées et l'historique du CRM.
Détacher n'efface personne : c'est le lien qui part, pas la fiche.
Les rôles d'interlocuteur¶
Paramètres › Référentiels › Rôles des interlocuteurs.
Vous inventez ceux dont vous avez besoin ; aucun n'est imposé. Cliquer une ligne l'ouvre et corrige son libellé, sans avoir à le supprimer pour le recréer.
Supprimer un rôle ne défait aucun rattachement — les personnes qui le portaient restent rattachées, simplement sans rôle.
À ne pas confondre avec les deux autres « rôles » de Tako : ceux d'un contact (client, fournisseur, personnel) sont fixes, parce que les écrans s'en servent pour filtrer ; ceux d'un compte portent des droits.
Fusionner un doublon¶
Deux fiches pour la même personne, cela arrive — un import, une saisie en double. Sur la fiche à garder, section Doublon : choisissez celle à absorber, et l'écran annonce ce qui va bouger avant que vous ne validiez, poste par poste — tant de factures, tant d'échanges, tant de rattachements.
Ce qui disparaît avec la fiche absorbée : ses coordonnées, son historique et son éventuel rattachement à un compte. Les valeurs de la fiche gardée ne changent pas — c'est à vous de recopier ce que vous voulez conserver avant de fusionner. C'est sans retour.
Une exception, et elle vous évite une mauvaise surprise : le nom de la fiche absorbée rejoint les autres noms de celle que vous gardez. Sans lui, le nom sous lequel vous cherchiez la fiche disparaîtrait avec elle.
Une fiche portant le rôle personnel ne se fusionne pas : elle porte la rentabilité déjà calculée. Retirez-lui le rôle d'abord.
À quoi les interlocuteurs servent ailleurs¶
- Le CRM enregistre chaque échange en face d'un interlocuteur et de son contact, et c'est sur eux que portent les relances.
- Callout construit ses campagnes à partir d'eux et de leur langue. Une campagne ne cible en revanche que des contacts avec qui vous traitez : un interlocuteur est joint à travers l'entreprise qui l'emploie, jamais démarché comme une entreprise.