Personnel¶

À quoi sert ce module¶

Personnel tient les fiches de vos collaborateurs — et en fait un axe analytique.

C'est le second point qui compte : une dépense ventilée sur une personne remonte automatiquement dans le registre et dans les rapports de rentabilité, au même titre qu'un matériel. Vous savez ainsi ce que coûte réellement une équipe, formations, équipements et frais compris.

Activer le module¶

Paramètres › App Store, ligne Personnel.

La liste¶

Personnel. La liste de vos collaborateurs. Elle sert à en retrouver un : la recherche porte sur le nom et sur le code, et chaque nom ouvre la fiche de la personne.

Pour en ajouter une, saisissez son nom et Créer : Tako ouvre directement sa fiche, puisque c'est là que tout le reste se renseigne.

La fiche d'une personne¶

Tout ce qui concerne un collaborateur est ici, et chaque personne a sa propre adresse : vous pouvez donc la mettre dans vos favoris ou en envoyer le lien à un collègue.

Nom et code. Le code est facultatif. Renommer quelqu'un ici renomme aussi son contact : les deux fiches ne peuvent pas diverger.

Champs personnalisés — ceux que vous avez définis pour la nature Personnel : taille de vêtement, numéro de permis, date d'embauche, ce dont vous avez besoin. Voir Champs personnalisés.

Fiches de paie — une ligne par période, avec le brut, le net et les charges. Tako en déduit le coût employeur, et affiche les totaux de l'année. Un PDF peut être joint à chaque fiche.

Faire compter un salaire dans la rentabilité¶

Chaque fiche porte un poste analytique, facultatif, et c'est lui qui décide :

sans poste, la fiche reste un constat — elle vous dit ce que la personne coûte, et n'entre dans aucune analyse ;
avec un poste, le coût employeur du mois entre au registre analytique. Il devient alors lisible dans l'explorateur et la loupe, à condition d'y cocher Inclure les fiches de paie.

Le poste se choisit à la saisie et se change ensuite, directement dans la colonne Poste analytique du tableau. Le vider ressort la fiche du registre. Une nouvelle fiche reprend le poste du mois précédent : il n'y a donc à le choisir qu'une fois par personne.

Les matériels suivent tout seuls. Le salaire est rattaché aux matériels que la personne tenait pendant ce mois-là, d'après les assignations — un camion rendu en juin ne pèse pas sur la paie d'août. Rien à saisir : c'est la même information que le tableau Matériel attribué.

Le piège du double compte

Beaucoup d'entreprises reçoivent une facture de leur secrétariat social et la ventilent déjà sur leurs postes. Si c'est votre cas, ne donnez pas de poste à vos fiches de paie : votre personnel serait compté deux fois dans les analyses. Choisissez l'une des deux sources, pas les deux.

Matériel attribué — le matériel actuellement confié à cette personne, avec la date depuis laquelle il l'est.

Ce dernier tableau est en lecture seule : l'attribution se fait depuis la fiche du matériel (module Matériels), pas depuis la personne. C'est le matériel qui sait à qui il est prêté — de cette façon l'information n'existe qu'à un seul endroit et ne peut pas se contredire.

Ouvrir le contact renvoie à la fiche d'identité : coordonnées, langue, autres rôles. Elles ne sont pas répétées ici, pour la même raison.

Deux notions voisines, à ne pas confondre¶

C'était la confusion la plus fréquente dans Tako, et il y avait trois notions. Il n'en reste que deux :

Notion	Ce que c'est	Où
Contact	Une fiche par personne ou par entreprise. Ses rôles disent ce qu'on fait avec elle : client, fournisseur, personnel — ou aucun, pour quelqu'un qu'on connaît simplement chez un client	Contacts
Compte	De quoi se connecter à Tako	Paramètres › Utilisateurs

Un chauffeur est donc UNE fiche de contact portant le rôle personnel, et un compte rattaché à cette fiche. Auparavant il fallait le saisir deux fois — une fois comme personne, une fois comme salarié — et rien ne reliait les deux.

Le compte vit à part, et c'est voulu. Il traverse les sociétés : la même personne peut travailler pour deux entreprises du même groupe avec un seul identifiant, alors qu'une fiche de contact appartient à une société et une seule. C'est pourquoi renommer un contact ne renomme pas le compte : chacun a son propriétaire.

Et l'axe analytique ?¶

Vous le croiserez dans la rentabilité sous le nom de la personne. Ce n'est pas une troisième fiche à tenir : c'est la mécanique qui permet à une dépense d'être rattachée à quelqu'un, créée et retirée toute seule quand vous cochez ou décochez le rôle personnel. Vous n'avez rien à y saisir.

C'est aussi la raison pour laquelle la fiche d'un collaborateur qui part ne se supprime pas : l'axe porte les frais déjà ventilés sur lui, et les effacer effacerait le passé. Retirez-lui le rôle — voir Points de vigilance.

Points de vigilance¶

Ventiler sur une personne demande d'y penser à la validation. Comme pour les matériels, l'axe analytique ne se remplit pas tout seul : c'est à l'écran de validation que la dépense est rattachée à quelqu'un.
Créer une fiche Personnel ne crée aucun accès. Elle ne permet pas de se connecter ; il faut un compte utilisateur pour cela, et ce sont deux gestes séparés.
Un départ se gère des deux côtés. Clôturez les assignations de matériel depuis les fiches concernées, et désactivez le compte utilisateur — la fiche Personnel, elle, doit rester : elle porte l'historique analytique.
Une paie ne compte qu'une fois. Le poste sur une fiche de paie et la ventilation d'une facture de secrétariat social répondent à la même question. En faire les deux double le coût du personnel dans toutes les analyses, sans que rien ne le signale.