Numérotation des pièces

Tako peut attribuer lui-même le numéro de vos factures de vente et de vos notes de crédit, sur une série que vous réglez — et, si vous le demandez, la communication structurée que votre client recopiera dans son virement. Cette page décrit leur réglage, le moment où ils se posent, ce qu'ils figent, et la reprise d'une suite venue d'un logiciel précédent.

Tant que vous ne réglez rien, rien ne change : le numéro reste un champ que vous remplissez à la main, comme il l'a toujours été.

Les écrans concernés sont ceux du module Ventes : Paramètres › Numérotation pour le réglage, Contrôle des numéros pour la vérification.

Régler sa série

Ventes › Paramètres › Numérotation.

Trois choix :

• Tako ne numérote pas — vous saisissez chaque numéro à la main. C'est le réglage par défaut.
• Une seule série — factures et notes de crédit se suivent sur le même compteur : F2026-0001, puis F2026-0002, quel que soit le type de la pièce.
• Une série par type — les factures ont la leur, les notes de crédit la leur : F2026-0001 d'un côté, NC2026-0001 de l'autre.

La forme du numéro se compose de quatre réglages — un préfixe libre, l'écriture de l'année, un séparateur, et le nombre de chiffres du compteur. La ligne Aperçu montre le numéro exact que la prochaine pièce recevra ; c'est le serveur qui la calcule, donc c'est bien ce qui sera écrit.

Le numéro s'attribue à l'émission

Pas à la création, pas à la validation : à la première émission — le PDF d'une pièce validée, ou son envoi sur Peppol. Un brouillon n'a donc pas de numéro, et un brouillon abandonné ne laisse pas de trou dans votre série.

Sur une facture validée, le bouton du bas devient Émettre la facture. Tako prévient avant : le numéro sera définitif.

Définitif veut dire définitif. Une fois attribué, un numéro ne peut plus être changé, ni vidé, ni supprimé — la pièce non plus. Une série de numérotation ne peut pas avoir de trou : c'est la règle belge, et c'est ce à quoi sert une série. Pour annuler une facture émise, émettez une note de crédit ; pour annuler une note de crédit, une facture.

Dévalider reste possible, et la pièce garde son numéro : le libérer serait précisément le trou qu'on évite.

Reprendre la série de votre ancien logiciel

Le champ Prochain numéro est là pour ça. Si vous en êtes à la facture 456, indiquez 457 : Tako repartira de là. Il refuse de redescendre en dessous d'un numéro déjà attribué.

Vos anciennes pièces, elles, se ressaisissent avec leur vrai numéro : sur une facture sans numéro, le lien Saisir le numéro à la main rouvre le champ. Un numéro saisi ainsi ne consomme pas votre série, et reste corrigible tant que la pièce n'est pas validée.

Même chose pour une facture établie ailleurs et seulement déposée dans Tako (par email ou par Scan / Upload) : elle porte le numéro de son émetteur, que Tako ne remplace jamais.

L'année, et le passage au 1er janvier

L'année s'écrit de trois façons, au choix de la liste Année dans le numéro : complète (F2026-0001), sur deux chiffres (F26-0001), ou pas du tout (F-0001). Les trois existent sur de vraies factures, et aucune n'est plus correcte que l'autre — prenez celle de vos pièces précédentes si vous en avez.

Si vous cochez Repartir à 1 chaque année, l'année du numéro est celle de la date de la pièce, jamais celle du jour où vous l'émettez. Vos factures de décembre sorties le 3 janvier reçoivent donc encore un numéro de décembre — c'est le cas courant, et il ne demande rien de particulier.

L'inverse a une limite qu'il vaut mieux connaître : une fois qu'une pièce datée de la nouvelle année a été émise, l'année précédente est refermée. Une pièce plus ancienne émise après coup est alors refusée, avec un message qui nomme les deux dates. Redatez-la, ou émettez-la sur une série qui ne repart pas à zéro.

Sans année dans le numéro, la remise à zéro n'est pas possible, et l'écran la décoche pour vous : un compteur qui repartirait à 1 redonnerait F-0001, c'est-à-dire un numéro déjà attribué. Une série sans année est donc une série qui compte sans jamais s'arrêter — F-0001, F-0002, et ainsi de suite d'une année sur l'autre.

Ce qui ne se change plus

La forme d'une série qui a déjà servi est figée — préfixe, écriture de l'année, séparateur, largeur. Les champs sont grisés et l'écran le dit. La raison : F2026-0457 suivi de X2026-0458 dans la même série rend la question « cette suite est-elle complète ? » sans réponse, alors que c'est la seule question qu'une série existe pour trancher.

Le prochain numéro, lui, reste modifiable — vers le haut seulement.

La communication structurée

Ventes › Paramètres › Numérotation, sous la série.

La communication structurée, ce sont les douze chiffres que votre client recopie dans son virement : +++090/0000/00151+++. Ce n'est pas une référence libre — ses deux derniers chiffres sont une clé de contrôle, et c'est elle qui fait refuser le virement par la banque du payeur quand il en recopie un de travers, au lieu de créditer le mauvais dossier.

Pour vous, elle sert à une chose précise : le paiement se rapproche tout seul. Quand l'extrait bancaire arrive avec cette référence, Tako sait de quelle facture il s'agit sans que personne ait à la chercher. Une facture envoyée sans elle est une ligne d'extrait à rapprocher à la main.

Cochez Composer aussi une communication structurée, puis donnez le préfixe à trois chiffres de la série. Le reste — le compteur et la clé — est calculé. L'aperçu montre la prochaine.

Elle se pose en même temps que le numéro, à l'émission, et jamais avant. Elle apparaît alors sur le PDF, à côté de votre IBAN.

Une communication déjà présente n'est jamais remplacée. Si vous en avez tapé une à la main, ou si la pièce en portait déjà une, elle reste : elle est peut-être déjà partie chez le client, qui la recopiera telle quelle.

Son compteur ne repart jamais à zéro

C'est la différence avec le numéro, et elle est volontaire. Un numéro peut repartir à 1 chaque année parce qu'il porte l'année. Douze chiffres n'ont pas la place d'en porter une : un compteur annuel ferait revenir la même référence l'année suivante, et le paiement d'aujourd'hui se rapprocherait de la facture de l'an dernier.

Le champ Prochaine communication existe pour la même raison que Prochain numéro : si vos communications en sont à 457, indiquez-le, et Tako repartira de là.

Deux séries, deux préfixes

Si vos factures et vos notes de crédit ont chacune leur série et que les deux composent une communication, elles doivent avoir deux préfixes différents — Tako refuse d'enregistrer deux fois le même. Avec un préfixe commun, la première facture et la première note de crédit porteraient la même référence, et un paiement se rapprocherait des deux.

Comme le préfixe du numéro, le préfixe d'une communication se fige dès que la série en a composé une, et son compteur ne redescend plus.

Et il reste pris même si vous cessez de composer. Décocher Composer aussi une communication structurée sur une série qui en a déjà émis ne rend pas son préfixe : les références qu'elle a distribuées sont parties chez vos clients, et une autre série qui les réémettrait ferait accrocher leurs paiements aux mauvaises factures. Une série qui n'a jamais composé, elle, rend son préfixe : elle n'a rien envoyé.

Contrôler sa suite

Ventes › Contrôle des numéros. La réponse à « votre suite est-elle complète ? ». C'est une question qu'on vous pose — un contrôle, un comptable, une fin d'exercice — et « le logiciel le garantit » n'est pas une réponse qu'on montre.

L'écran donne, pour chaque série et chaque année, le premier numéro, le dernier, le nombre de pièces, et la liste de ce qui manque entre les deux. Les numéros manquants sont nommés, pas comptés : un compte ne se cherche pas dans un classeur, un numéro si.

Un numéro attribué par Tako ne peut ni changer ni disparaître. Un manquant a donc une cause, et elles sont peu nombreuses :

• un compteur avancé à la main dans les réglages. C'est légitime — on reprend une série — mais cela saute des numéros, et cet écran les montre ;
• une pièce effacée en dehors de l'application, ou avant que la garde n'existe ;
• un numéro repris de votre ancien logiciel qui a la même forme que la série sans en faire partie. L'écran le signale à part : ce cas-là se cherche longtemps.

Les pièces au numéro saisi à la main sont comptées séparément. Elles n'appartiennent à aucune série de Tako — leur absence n'est donc pas un trou.