Documents

À quoi sert ce module

Documents tient l'archive de votre entreprise : ce que vous gardez pour vous-même et qui n'appuie aucune écriture — un bail, les statuts, une police d'assurance groupe, un règlement de travail, les plans d'un chantier.

Tako a deux coffres, et il vaut mieux savoir lequel vous ouvrez :

	Ce qu'on y range	Où
Pièces justificatives	Ce qui appuie une écriture : le PDF d'une facture, le contrat d'assurance d'un camion	Sur la fiche concernée — voir Documents (noyau)
Archive documentaire	Ce qui n'appuie rien : un bail, des statuts, une police d'assurance groupe	Documents, dans le menu

Le module ne remplace pas le premier coffre : les pièces jointes d'une facture restent sur leur facture, et continuent de fonctionner même si vous n'activez jamais celui-ci.

Activer le module

Paramètres › App Store, ligne Documents.

Il est actif d'office : une entreprise range des baux et des statuts, quel que soit son métier, et un écran qu'on ne soupçonne pas est un écran qui n'existe pas. Si vous utilisiez déjà l'archive avant qu'elle devienne un module, vous la retrouvez telle quelle — rien n'a bougé.

Vous pouvez l'éteindre : l'écran disparaît du menu et ses adresses répondent « non autorisé ». Rien n'est supprimé — vos documents et vos dossiers restent en base et reviennent intacts à la réactivation. Deux réserves, en revanche : les pièces jointes des factures, elles, ne dépendent pas de ce module et restent accessibles ; et les liens de partage déjà envoyés continuent de fonctionner (voir plus bas).

Ranger

Documents, dans le menu principal.

Un classement en dossiers, que vous organisez comme un disque : Juridique › Baux, Assurances, RH › Contrats. Créez, renommez (double-cliquez le nom dans l'arbre), déplacez en glissant un dossier sur un autre.

Déplacez un document en le glissant sur un dossier de la colonne de gauche, ou en choisissant sa destination dans la liste déroulante de sa ligne. La liste sert quand le dossier visé est replié, et au clavier.

Tous les formats. Tableurs, traitements de texte, plans, photos de chantier : rien n'est refusé. Une archive qui n'accepte pas ce qu'on lui donne fait garder les fichiers ailleurs, ce qui est exactement le problème qu'elle devait résoudre. Comptez 64 Mo par fichier.

De quoi retrouver un fichier sans l'ouvrir : donnez-lui un titre lisible et une description. Bail rue du Marché se retrouve ; scan_20240312_001.pdf non. La recherche traverse les trois — titre, nom du fichier, description — et toute l'archive, quel que soit le dossier ouvert.

Un document peut concerner plusieurs contacts. Un contrat lie deux parties au moins : rattachez-les, et le document se retrouve depuis la fiche de chacune.

Déposer

Deux chemins, et ils n'ont pas le même rythme.

Le chemin court : glissez des fichiers directement sur la grille. Ils partent aussitôt dans le dossier ouvert. C'est le geste qu'on fait sans réfléchir, et il ne demande rien d'autre.

Le chemin long : le bouton Nouveau fichier ouvre une fenêtre où l'on pose aussi un titre, une description et des contacts — et où rien ne part sans un clic. On choisit ou l'on scanne, on regarde ce qu'on a, on nomme, puis on dépose. C'est l'ordre dans lequel on pense, et c'est pourquoi la fenêtre existe.

Dans les deux cas, un dossier entier se dépose comme un fichier : son arborescence est recréée telle quelle, sous-dossiers compris. Le bouton Choisir un dossier… fait la même chose à la souris.

Un échec n'arrête pas le lot : si la troisième pièce est refusée, les autres sont déposées et le compte rendu dit laquelle a manqué. Il ne s'affiche en tableau que lorsqu'il a quelque chose à démêler — plusieurs pièces, ou une erreur ; un dépôt unique qui a réussi tient en une ligne.

Scanner une pièce avec l'appareil photo

Dans la fenêtre de dépôt, Scanner avec l'appareil photo ouvre le scanner : on vise, l'écran redresse et recadre, page après page. Les pages deviennent un seul PDF — un bail de vingt pages est un document, pas vingt.

Elles attendent ensuite : la fenêtre annonce « Scan de 3 pages, à déposer », et rien n'entre dans l'archive avant le clic sur Déposer le scan. C'est ce temps d'arrêt qui permet d'écrire le titre en regardant ce qu'on vient de photographier — sans lui, la pièce entre sous un nom comme scan-20260830-141205.pdf, que personne ne cherchera jamais.

Un seul geste à la fois : tant qu'un scan attend, la zone de dépôt disparaît, et inversement. Les deux chemins n'ont pas le même moment, et côte à côte les fichiers partiraient avec le titre écrit pour le scan.

Reprendre le scan remplace les pages en attente, après confirmation — deux séries mises bout à bout donneraient un PDF dont personne ne sait plus ce qu'il contient. Fermer la fenêtre avec des pages non déposées demande confirmation aussi : elles n'existent nulle part ailleurs.

L'appareil photo demande une connexion sécurisée

Le scanner guidé n'apparaît que sur une adresse en https (ou en local). Ailleurs — une pile de démonstration ouverte depuis un téléphone sur le réseau interne — le bouton propose Photographier : il ouvre le sélecteur de photos du téléphone, sans redressement ni recadrage. Ce n'est pas une panne, c'est ce que le navigateur autorise.

Voir

Deux vues, par le bouton en haut de la liste :

• Liste — la taille, la date, les contacts concernés, les actions.
• Grille — l'aperçu des documents. La première page d'un PDF, l'image elle-même pour une photo. Dans un dossier de scans, c'est ce qui distingue vingt fichiers nommés scan_0001.pdf.

Les documents sans page à montrer — un tableur, une archive compressée, un XML de facture — reçoivent un pictogramme correspondant à leur type. Ce n'est pas un échec : ils n'ont rien à afficher.

Emporter

Un document : Télécharger, dans le menu de sa ligne.

Un dossier entier : Télécharger le dossier (ZIP). L'arborescence est reproduite dans l'archive obtenue, sous-dossiers compris — vous retrouvez le rangement, pas un tas. Depuis la racine, le bouton emporte toute l'archive.

Un très gros dossier est refusé, en indiquant son poids : prenez un sous-dossier à la fois.

Partager avec quelqu'un qui n'a pas de compte

Partager…, dans le menu d'un document, ou Partager le dossier… pour un dossier entier.

Le cas courant : le bail au comptable, l'attestation à l'assureur, les statuts à la banque. Tako fabrique une adresse publique que vous transmettez, et qui télécharge le fichier sans demander de compte.

Durée	De 1 à 7 jours, au choix. Passé ce délai, l'adresse ne rend plus rien.
Fermeture	Fermer, à tout moment, dans la liste des liens.
Suivi	Le nombre d'ouvertures et la date de la dernière, en face de chaque lien.

L'adresse ne s'affiche qu'une fois

Copiez-la au moment où elle apparaît. Tako n'en garde qu'une empreinte, pas l'adresse elle-même : personne — pas même votre administrateur — ne peut la retrouver ensuite. C'est ce qui fait qu'une sauvegarde de la base ne contient pas de quoi ouvrir vos documents.

Si vous l'avez perdue, fermez le lien et créez-en un autre.

Points de vigilance

Un lien partagé ne se reprend pas

Fermer un lien l'empêche de servir à partir de maintenant. Ce qui a déjà été téléchargé est chez son destinataire, et Tako n'y peut plus rien. Traitez l'envoi d'un lien comme l'envoi du fichier lui-même.

Un lien déjà envoyé continue de fonctionner même si vous désactivez le module : c'est la fermeture du lien qui l'arrête, pas l'App Store.

Supprimer un document efface vraiment le fichier

Il n'y a pas de corbeille. La confirmation le dit, et c'est définitif.

Un dossier plein ne se supprime pas

Tako refuse de supprimer un dossier qui contient encore quelque chose, plutôt que d'emporter son contenu en cascade. Videz-le d'abord — personne ne se souvient de ce qu'il y avait dedans.

De même, un dossier ne peut pas être déplacé dans son propre sous-dossier : la branche entière deviendrait inatteignable sans que rien ne soit supprimé.

Vos documents ne sont pas des adresses devinables

Hors partage explicite, chaque consultation passe par votre session : un lien copié-collé et ouvert ailleurs ne donne accès à rien.