CRM¶
À quoi sert ce module¶
CRM tient la mémoire de vos échanges : qui a appelé qui, ce qui s'est dit, ce qui a été promis, et ce qu'il reste à faire.
Il s'appuie sur le noyau : un échange désigne le contact — l'entreprise — et l'interlocuteur à qui l'on a parlé. Les deux sont des fiches du même carnet, et c'est le sens de chaque colonne qui les distingue, de sorte qu'un échange n'est jamais orphelin : il est rattaché à quelqu'un de précis, chez quelqu'un de précis.
Activer le module¶
Paramètres › App Store, ligne CRM.
Le fil des échanges¶
CRM. Tous les échanges, du plus récent au plus ancien.
Enregistrer un échange¶
| Champ | Précision |
|---|---|
| Contact (société) | Chez qui |
| Personne | Avec qui, précisément |
| Date et heure | Quand |
| Durée (min) | Combien de temps, pour un appel ou une réunion |
| Sens | Entrant (on vous a appelé) ou Sortant (vous avez appelé) |
| Sujet | Obligatoire — la seule chose qu'on relit six mois plus tard |
| Compte rendu | Ce qui s'est dit |
| Statut | Fait, Planifié ou Annulé |
| À relancer le | La date à laquelle il faudra y revenir |
| Qui va le faire | La personne de votre équipe chargée de la suite |
Le statut Planifié sert autant à noter ce qui vient d'avoir lieu qu'à préparer ce qui doit avoir lieu : un rendez-vous à venir s'enregistre avant, puis passe à Fait.
Retrouver un échange¶
Trois filtres se combinent : par contact, par personne, et par assignation (Toutes les assignations, ou une personne de votre équipe). C'est ainsi qu'on répond à « qu'est-ce que j'ai à traiter cette semaine ? ».
Un échange se modifie et se supprime depuis sa ligne. Les changements de sujet, de compte rendu, de statut, de date de relance et d'assignation sont tracés.
Les relances¶
CRM › Relances. La liste de ce qui arrive à échéance — tous les échanges portant une date À relancer le.
Échéance jusqu'au cadre l'horizon : aujourd'hui, cette semaine, ce mois. Le filtre Qui va le faire (Tout le monde, ou une personne) sépare ce qui vous revient de ce qui revient aux autres.
Marquer relancé solde la relance une fois le rappel effectué.
Quand la liste affiche Rien à relancer., vous êtes à jour.
Les réglages¶
CRM › Réglages. Deux choses : faire venir vos relances dans votre agenda, et décider si les impayés en fabriquent tout seuls.
Vos relances dans votre agenda¶
Créer mon adresse d'abonnement produit une adresse à coller dans Outlook, Google Agenda ou Apple Calendrier. Vos relances non soldées y apparaissent comme des journées entières et se mettent à jour d'elles-mêmes — rien à réimporter.
Cette adresse vaut mot de passe. Elle s'ouvre sans connexion : qui l'a lit vos relances. Ne la partagez pas. Si elle vous échappe, Générer une nouvelle adresse la remplace et l'ancienne cesse aussitôt de fonctionner ; Révoquer l'éteint sans en créer d'autre. Elle ne donne accès qu'à vos propres relances, et à rien d'autre du dossier.
La date de dernière relève dit si votre agenda est bien passé la chercher.
Relances d'impayés¶
Créer les relances automatiquement : chaque nuit, les factures de vente échues et non encaissées deviennent des relances dans l'onglet Relances. Rien ne part chez le client — c'est un rappel pour vous.
Délai de grâce laisse passer les retards de quelques jours ; beaucoup de clients règlent à J+3 et n'ont pas à être appelés pour ça. Entre deux relances évite qu'une tâche soldée lundi ne réapparaisse mardi. Qui s'en occupe attribue les relances créées : sans titulaire, elles n'apparaissent dans la liste de personne en particulier.
Envoyer le rappel du matin à l'équipe adresse à chacun, à 7 h, la liste de SES relances en attente. Le réglage vaut pour toute la société. Rien n'est envoyé les jours sans rien à rappeler, et une relance non attribuée n'est rappelée à personne.
Points de vigilance¶
- Un échange sans date de relance disparaît. Il reste dans le fil, mais ne remontera jamais nulle part. Si une suite est attendue, renseignez À relancer le — c'est la seule chose qui fera revenir le sujet devant vous.
- Assignez, sinon personne ne s'en charge. Une relance sans Qui va le faire n'apparaît dans la liste de personne en particulier, et c'est ainsi que les dossiers se perdent.
- Le sujet est ce qui reste. Le compte rendu se lit rarement en entier : écrivez le sujet comme un titre utile — Rappeler pour l'échéance du 15 plutôt que Appel.
- CRM ne fait pas de prospection en masse. Pour écrire à une liste de personnes selon une séquence, c'est Callout.