Matériels¶
À quoi sert ce module¶
Matériels tient le parc de votre entreprise : véhicules, machines, outillage, matériel informatique. Ce que vous possédez, dans quel état, chez qui, et ce qui arrive à échéance.
Chaque matériel est aussi un axe analytique (voir dimensions) : une facture ventilée sur un camion alimente le registre et permet de répondre à « combien ce camion m'a-t-il coûté ce trimestre ? » plutôt qu'au seul « combien ai-je dépensé en carburant ? ».
Matériels était dans les réglages
Cet écran vivait dans Paramètres › Matériels. Il en est sorti : une entreprise qui a des camions l'ouvre tous les jours, ce qui n'est pas le propre d'un paramètre. Vos anciens signets continuent de fonctionner, ils redirigent ici.
Activer le module¶
Paramètres › App Store, ligne Matériels.
Si vous utilisiez déjà les matériels, le module est déjà actif : vous retrouvez votre parc tel quel.
Le parc¶
Matériels › Le parc. La liste de vos biens.
Les filtres¶
Trois questions, celles qu'on pose vraiment :
- Nature — ne voir que les camions ;
- État — ne voir que ce qui est au garage ;
- Ce que je peux confier maintenant — ni sorti du parc, ni déjà chez quelqu'un. C'est la question qu'on pose en décrochant le téléphone.
Ajouter un matériel¶
Le bouton Ajouter un matériel, en haut du parc, ouvre la saisie sur son propre écran. Enregistré, le bien vous emmène directement sur sa fiche.
Seul le nom est obligatoire. Un bien qu'on inscrit entre deux portes ne doit pas attendre qu'on retrouve sa facture : tout le reste se complète plus tard sur sa fiche. Annuler revient au parc sans rien écrire.
Un matériel porte :
| Champ | Exemple |
|---|---|
| Nom | Camion Iveco Daily |
| Nature | Camions, Remorques, Outillage |
| Immatriculation ou numéro de série | 1-ABC-234 |
| État | En service, En réparation, Hors service, Vendu |
| Marque, Modèle | Iveco, Daily |
| Date et valeur d'acquisition | 15/03/2024, 32 500 € |
Créer une nature sans quitter l'écran¶
Si la nature qui convient n'existe pas encore, choisissez « + En créer une… » dans la liste : le champ devient une saisie libre, et la nature est créée en même temps que le matériel. Elle rejoint la liste pour les suivants.
Vous n'avez donc pas à abandonner un formulaire à moitié rempli pour aller créer une catégorie ailleurs.
Un nom déjà pris ne crée pas de doublon : Tako réutilise la nature existante.
La carte¶
Matériels › Carte. Où sont vos véhicules, si vous avez branché une flotte (voir Brancher une flotte). Sans branchement, cet écran vous y renvoie et rien d'autre ne change.
Chaque véhicule porte son étiquette — sa plaque, celle par laquelle on le désigne à la radio — et une pastille dont la couleur dit son état :
| Couleur | Ce qu'elle dit |
|---|---|
| Vert | En route |
| Bleu | À l'arrêt |
| Gris | Position ancienne : le véhicule n'a plus donné signe de vie depuis plus d'une heure |
Le résumé sous le titre compte les mêmes familles : il vous dit d'un coup d'œil combien roulent, et combien ne répondent plus.
Un clic sur une étiquette ouvre une bulle — plaque, état, kilométrage, date de la position — sans quitter la carte. Voir la fiche y mène si vous le souhaitez.
Le tableau sous la carte se classe : cliquez Vu pour faire remonter les véhicules dont vous n'avez plus de nouvelles.
L'écran se met à jour tout seul
Toutes les trente secondes, et il s'arrête quand vous changez d'onglet. La flotte elle-même est interrogée toutes les dix minutes ; Relever maintenant n'attend pas ce tour-là.
Une position ancienne n'est pas une position actuelle
Un véhicule grisé est affiché là où il était. Partir l'y chercher fait perdre une matinée : la date de la dernière position est écrite à côté, dans la colonne Vu.
Les échéances¶
Matériels › Échéances. Contrôles techniques, assurances, garanties : tout ce qui expire sur le parc, le plus urgent d'abord.
Une échéance vient d'un document déposé sur la fiche d'un matériel avec une date de validité. Elle n'apparaît donc ici que si vous avez renseigné cette date au dépôt.
Ce qui est déjà dépassé reste affiché
Une assurance périmée hier remonte en tête, pas aux oubliettes. C'est le cas le plus urgent des deux, et le masquer au motif qu'il est trop tard serait exactement le contraire de ce qu'on attend d'un écran d'échéances.
Le sélecteur Horizon règle la fenêtre : le mois, deux mois, six mois ou l'année qui vient.
Les natures¶
Matériels › Natures. Une nature range vos biens — Camions, Remorques, Outillage — et décide de ce qui s'applique à eux. Une nature se crée aussi en ajoutant un matériel, sans passer par ici.
Ajouter une nature, ou un clic sur une ligne, ouvre son formulaire :
- Nom — celui qui apparaît dans les listes déroulantes ;
- Icône — cherchez en français (« camion », « remorque », « visseuse ») ;
- Ordre d'affichage — le rang dans les listes, à nombre égal l'ordre alphabétique ;
- Fonctionnalités — voir ci-dessous.
Les fonctionnalités d'une nature¶
Une fonctionnalité est un service que Tako rend aux matériels de cette nature. Il y en a une aujourd'hui : le suivi de flotte.
Cochez-la sur Camions, et vos camions deviennent rapprochables des véhicules de votre service de géolocalisation. Ne la cochez pas sur Outillage, et aucune visseuse ne viendra encombrer l'écran de rapprochement.
Décocher arrête le suivi
Les véhicules de cette nature quittent la carte et cessent d'être relevés. Leur rapprochement est conservé — recochez la case et ils reviennent — mais entre-temps vous ne savez plus où ils sont. L'écran vous prévient avant d'enregistrer.
Supprimer une nature¶
Tako refuse tant que des matériels la portent, et vous dit combien. Changez leur nature d'abord. La colonne Matériels donne ce compte à l'avance.
Brancher une flotte¶
Matériels › Flotte. Facultatif : sans branchement, tout le reste du module fonctionne à l'identique.
Si votre entreprise équipe ses véhicules de boîtiers de géolocalisation, Tako peut lire leurs positions et les afficher sur la carte. Il ne commande rien et n'écrit rien chez votre fournisseur : il lit.
La connexion¶
Renseignez la clé fournie par l'administrateur de votre flotte, puis Enregistrer. Le message sous le formulaire dit aussitôt si elle ouvre quelque chose, et combien de véhicules le service déclare.
L'adresse du service est déjà remplie. Ne la changez que si votre fournisseur vous en a donné une autre.
Votre clé est chiffrée, et ne ressort jamais
Elle est stockée chiffrée, avec une clé qui ne se trouve pas dans la base : une sauvegarde dérobée ne suffit pas à la lire. L'écran n'en réaffiche que les quatre derniers caractères, de quoi reconnaître la bonne.
Rapprocher les véhicules¶
Tako propose un rapprochement entre chaque véhicule du service et un matériel de votre parc, d'après sa référence — numéro de châssis d'abord, plaque ensuite — et vous dit sur quoi il s'est fondé. Rien ne s'enregistre tant que vous n'avez pas confirmé.
Vérifiez la marque et le modèle avant de confirmer. Une plaque se réattribue d'un véhicule vendu à celui qui le remplace : c'est là, et nulle part ailleurs, que l'erreur se voit.
Seuls les matériels dont la nature porte le suivi de flotte sont proposés (voir Les fonctionnalités d'une nature). Un matériel sans nature n'est pas appairable : donnez-lui-en une.
Matériels sans véhicule en face répond à la question inverse — lesquels de vos camions ne sont suivis par rien.
Ce que dit le compte rendu¶
La ligne Dernière relève automatique rapporte le dernier passage. Trois avertissements peuvent s'y afficher, en rouge :
- des véhicules ne sont plus suivis — la nature d'un matériel appairé a perdu le suivi de flotte ;
- un châssis différent — le boîtier annonce un autre numéro de châssis que celui appairé : la plaque a probablement été reprise par un autre camion. Reconfirmez le rapprochement pour clore l'alerte ;
- la clé est refusée — elle a expiré, ou a été révoquée chez le fournisseur.
Débrancher efface tous les rapprochements et vide la carte. Les matériels, eux, restent tels quels.
La fiche d'un matériel¶
Informations — nom, code, nature, et les champs personnalisés définis pour la nature Matériel.
Assignation — à qui le matériel est confié. Attribuer à désigne un titulaire à une date d'assignation ; Marquer rendu clôt l'assignation au retour. L'onglet Matériel attribué du module Personnel montre la même information vue depuis la personne.
Documents & échéances — les pièces attachées avec une nature (Assurance, Garantie, contrôle technique…) et une date d'échéance. C'est ce qui alimente l'écran Échéances.
Localisation et usage — pour un véhicule rapproché d'une flotte seulement. L'onglet Carte le situe ; l'onglet Usage interroge le service sur une période et rend ses trajets, avec les distances et les adresses de départ et d'arrivée.
Achats liés — toutes les factures ventilées sur ce matériel, avec leur total. Vous n'avez rien à faire pour alimenter ce tableau : il se remplit à mesure que vous validez des factures en désignant ce matériel.
Le coût d'un véhicule en un coup d'œil
C'est ce tableau qui répond le plus vite. Pour une analyse sur une période, avec proration et répartition, passez par les rapports de rentabilité.
Points de vigilance¶
- Une position ancienne dit où le véhicule ÉTAIT. La carte grise ce qui n'a plus donné signe de vie depuis plus d'une heure, et la colonne Vu donne la date. Un boîtier peut être hors réseau, éteint, ou retiré.
- Décocher le suivi de flotte sur une nature arrête le suivi de tous ses véhicules. Ils quittent la carte sans que rien d'autre ne change dans le parc. Le rapprochement, lui, est conservé.
- Tako ne commande rien à votre flotte. Il lit des positions et un historique de trajets. Aucun ordre, aucune écriture chez le fournisseur.
- Retirer du parc n'est pas supprimer, et c'est voulu. Des charges ont été ventilées sur ce matériel ; les effacer fausserait la rentabilité des exercices passés. Le bouton de retrait le désactive et le conserve. La suppression franche n'est possible que pour une saisie erronée, et Tako la refuse dès qu'un document ou une assignation s'y rattache.
- Une échéance n'existe que si vous avez saisi la date. Un contrôle technique déposé sans date de validité ne remontera jamais dans les échéances. Prenez l'habitude de la renseigner au dépôt.
- Un matériel créé avant ce module s'affiche « En service ». C'est ce qu'il était ; ouvrez sa fiche pour corriger son état si besoin.
- Créez le matériel avant les premières factures. C'est la seule façon de les ventiler dessus au fil de l'eau : les factures déjà validées ne se ventilent pas rétroactivement sans les rouvrir une à une.
- L'immatriculation est ce que vous taperez à la validation d'une facture, et c'est souvent ce qui figure sur le document du fournisseur. Renseignez-la.