Mail¶

À quoi sert ce module¶

Mail apporte dans Tako les boîtes mail partagées de l'équipe — info@, compta@, commandes@ — pour que les échanges avec un client ou un fournisseur se traitent à côté de ses factures, et non dans la messagerie personnelle de quelqu'un.

L'intérêt est le partage : un message reçu sur une boîte d'équipe est visible et traitable par toutes les personnes qui y ont accès, avec un statut et des remarques internes.

Activer le module¶

Paramètres › App Store, ligne Mail. Il faut ensuite déclarer au moins une boîte (voir ci-dessous) — le module ne devine pas vos serveurs.

Configurer une boîte¶

Mail › Paramètres des boîtes mail.

Nouvelle boîte, puis :

un nom (Info) et l'adresse (info@everbright.be) ;
la réception (IMAP) — serveur (imap.ovh.net), utilisateur, mot de passe ;
l'envoi (SMTP) — serveur (smtp.ovh.net) et identifiants ;
une signature en HTML et une police par défaut, ajoutées automatiquement à vos envois.

Tester la connexion vérifie les réglages avant d'enregistrer. Utilisez-le systématiquement : un mot de passe erroné ne se signale autrement que par une boîte qui reste vide.

Personnelle ou partagée¶

Une boîte est Personnelle — seul son propriétaire la voit — ou Partagée (équipe).

Pour une boîte partagée, la section Qui a accès à cette boîte distribue les droits personne par personne :

Lecture — consulter les messages ;
Lecture + envoi — répondre au nom de la boîte.

Tant que personne n'a été ajouté, l'écran indique Personne d'autre que le propriétaire.

Supprimer une boîte¶

Les remarques de l'équipe ne reviennent pas

Supprimer une boîte retire de Tako les messages qui en avaient été rapatriés, et les remarques internes qui les accompagnent. Les messages eux-mêmes restent sur le serveur de messagerie : redéclarer la boîte les ramènera. Les remarques, elles, n'existaient que dans Tako.

L'écran demande confirmation et rappelle ces deux points avant d'effacer quoi que ce soit.

La boîte de réception¶

Mail › Boîte de réception. Trois filtres au-dessus de la liste : Boîte (toutes, ou une seule), Statut — pour séparer ce qui est traité de ce qui ne l'est pas — et Recherche, qui porte sur le sujet, l'expéditeur et le contenu.

Ces trois-là s'écrivent dans l'adresse de la page : une boîte filtrée se retrouve après un rechargement, se met en signet et s'envoie à un collègue tel quel.

Sélectionnez un message pour le lire à droite, et y répondre — la signature de la boîte est ajoutée automatiquement.

En haut de l'écran, trois gestes qui portent sur la boîte elle-même : écrire un Nouveau message, ouvrir la Corbeille, et Synchroniser — c'est cette dernière qui va chercher le courrier sur le serveur.

Les conversations¶

Une liste ne montre qu'une ligne par échange, à son message le plus récent. Le compteur devant le sujet (▸ 3) déplie l'échange et montre chaque message à sa date ; ouvrir un message déplie le sien.

Quand vous lisez un message qui appartient à une conversation, une case Appliquer statut, corbeille et classement à toute la conversation apparaît au-dessus du texte. Cochée, ces trois gestes-là portent sur l'échange entier — utile pour un fil de dix messages qu'on ne veut pas traiter un par un. Elle se décoche d'elle-même dès que vous ouvrez un autre message.

Les gestes d'un message¶

Au-dessus du message lu, une barre d'icônes. Chacune donne son nom au survol, et l'ordre va du quotidien vers l'exceptionnel :

À traiter · En cours · Traité — le statut du message. Celui qui est posé reste en évidence.
Répondre, Répondre à tous (les personnes en copie comprises) et Faire suivre.
Classer dans un dossier (icône de dossier) et Envoyer vers (icône d'avion) — voir plus bas.
Supprimer — le message part à la corbeille.
⋮ — ce qui ne sert que rarement : Ouvrir un dossier, et Supprimer définitivement.

La corbeille¶

Supprimer met le message à la corbeille de Tako : il reste sur votre serveur de messagerie, et se retrouve dans la boîte par le bouton Corbeille en haut de l'écran, d'où Restaurer le ramène.

Supprimer définitivement, dans le menu ⋮, est autre chose : le message quitte le serveur, donc aussi votre téléphone et tout autre client. Tako demande confirmation, et c'est le seul geste de cet écran qui ne se répare pas.

Envoyer un message vers un autre module¶

Envoyer vers dépose le message là où il sera traité : une facture reçue par mail part vers la boîte de réception d'Achats, un devis vers Ventes. La liste ne propose que les modules actifs chez vous.

Ce qui arrive ainsi attend une validation : rien n'entre dans les livres sans qu'une personne l'ait relu.

L'adresse d'un message¶

Ouvrir un message change l'adresse de la page : vous restez sur la boîte de réception, mais le message ouvert y est désigné. Cette adresse est stable.

Transmettre à un collègue — copiez l'adresse depuis la barre du navigateur et envoyez-la. Elle ouvre la boîte sur ce message précis, à condition que la personne ait accès à la boîte.
Mettre en signet — un message à reprendre plus tard se retrouve sans refaire la recherche.
Le bouton précédent — il revient au message lu juste avant, au lieu de quitter la boîte.

Remarques de l'équipe¶

Sous chaque message, Remarques de l'équipe recueille des notes internes : « déjà répondu par téléphone », « à voir avec le comptable ».

Les remarques ne partent pas au client

Elles restent dans Tako. Ce sont des annotations pour vos collègues, pas une réponse — la réponse se rédige dans le champ de message.

Classer un message dans un dossier¶

Un message qui concerne une affaire — un impayé, un litige, un recouvrement — se range dans son dossier : l'icône Classer dans un dossier ouvre la liste des dossiers ouverts, et Ouvrir un dossier, dans le menu ⋮, en crée un à partir du message.

Il y rejoint alors les factures de l'affaire et apparaît dans les Communications du dossier, à sa date, avec son expéditeur et le début de son texte. Le message n'est ni déplacé ni copié : il reste dans sa boîte, le dossier ne fait que le désigner.

Si le message y était déjà, Tako le dit plutôt que d'annoncer un classement qui n'a rien changé.

Un classement par erreur s'annule

Le geste est à un clic et sans confirmation. Il laisse une trace Classement dans le journal, dont Restaurer sort le message du dossier. Le message lui-même n'est jamais touché. Le retrait depuis le dossier est tracé de la même façon, et se défait pareillement.

Points de vigilance¶

Une boîte partagée expose tout son contenu. Donner accès à compta@, c'est donner accès à l'ensemble des messages qui s'y trouvent — il n'y a pas de tri par expéditeur. Réfléchissez avant d'y verser une boîte qui reçoit du personnel ou du confidentiel.
Le droit Lecture + envoi engage votre entreprise. La personne écrit au nom de la boîte, avec sa signature : le destinataire ne voit pas qui a répondu.
Rattacher plutôt que classer. Un message qui concerne un litige a sa place dans le dossier correspondant, où il rejoint les factures de l'affaire.