Modèles de mail¶
Écrire à un contact depuis sa fiche, avec un message préparé à l'avance — et, si besoin, lui demander de compléter lui-même ses informations ou lui ouvrir un accès à Tako.
Ce que cela remplace, pour une embauche : créer le contact, aller dans les utilisateurs, ressaisir la même personne, lui envoyer un mot, puis lui réclamer par mail son adresse et son IBAN et les recopier à la main.
Les modèles¶
Paramètres › Modèles de mail.
Un modèle porte le message seul : son objet et son texte. Tout ce qui se répète — le bandeau, la signature, les mentions du pied — vit dans la mise en page. Sans cette séparation, changer l'adresse du siège obligerait à rouvrir chaque modèle, et vous en oublieriez un.
| Réglage | À quoi il sert |
|---|---|
| Nom | Vous sert à le retrouver. N'apparaît jamais dans le message. |
| Pour qui | Clients, Fournisseurs, Personnel ou Autre |
| Langue | Français, néerlandais ou anglais |
| Objet | La ligne d'objet du message |
| Message | Le corps, en HTML |
| Proposé au moment d'écrire | Décochez pour retirer un modèle de la liste sans le supprimer |
« Pour qui » filtre ce qu'on vous propose. En écrivant à un fournisseur, vous ne voyez que les modèles Fournisseurs et Autre — pas les modèles d'accueil du personnel. Un contact qui cumule plusieurs rôles voit ceux de chacun de ses rôles.
Insérer une information du destinataire¶
Un modèle peut citer ce que Tako sait déjà, entre doubles accolades :
Bonjour {{tiers.prenom}},
Merci d'avoir choisi {{societe.nom}}.
Les boutons sous le champ Message insèrent le jeton pour vous. Les principaux :
| Jeton | Ce qu'il devient |
|---|---|
{{tiers.nom}}, {{tiers.prenom}} |
Le nom du contact |
{{tiers.email}}, {{tiers.telephone}}, {{tiers.adresse}} |
Ses coordonnées |
{{societe.nom}}, {{societe.adresse}}, {{societe.telephone}} |
Les vôtres |
{{lien_formulaire}} |
Le lien vers le formulaire |
{{lien_acces}} |
Le lien pour ouvrir un accès |
Ce qui n'est pas dans la liste est retiré du message
Un jeton mal orthographié — {{tiers.iban}}, qui n'existe pas — n'est pas
envoyé tel quel au destinataire : il est effacé, et signalé dans
l'aperçu. Vous voyez donc le problème avant l'envoi, pas votre client
après.
Le bouton Aperçu affiche le message tel qu'il arrivera, mise en page comprise, et liste les jetons qui posent problème — y compris ceux dont la valeur manque sur la fiche, qui donneraient un « Bonjour , ».
La mise en page¶
Paramètres › Mise en page.
L'enveloppe commune à tous vos messages : l'en-tête (le bandeau du haut), la signature (sous le message) et le pied de page (mentions légales, siège, numéro d'entreprise). Plus les couleurs, la largeur et la police.
Tout est facultatif. Une société qui n'a rien réglé envoie quand même un message correct — configurer est un raffinement, pas un préalable.
Pourquoi si peu de polices
Un logiciel de messagerie ne télécharge pas de police depuis internet : il remplace sans prévenir ce qui n'est pas installé sur la machine du destinataire. Les cinq polices proposées sont celles qui existent partout.
Enregistrer et voir le résultat enregistre d'abord, puis affiche un message d'exemple. L'aperçu est calculé à partir de la mise en page enregistrée : montrer l'ancienne pendant que vous modifiez la nouvelle rendrait le bouton trompeur.
Copie cachée¶
Sous la mise en page, cochez Envoyer une copie cachée de chaque message et indiquez une adresse — celle de votre comptabilité, par exemple — pour qu'elle reçoive un exemplaire de chaque message envoyé à un contact, relevés de compte compris. Le contact ne voit pas cette copie.
C'est la façon de garder ces messages dans une messagerie : ils partent par le serveur d'envoi de Tako, pas depuis votre boîte, et n'apparaissent donc pas dans vos Éléments envoyés. Décocher la case arrête la copie sans effacer l'adresse. Le réglage s'enregistre à part de la mise en page, et seul un administrateur de la société peut le modifier : l'adresse lit tout ce que la société écrit à ses contacts.
Les rappels de paiement ont leur propre copie cachée, dans les réglages des rappels.
Écrire à un contact¶
Contacts › une fiche › Écrire à ce contact.
Choisissez un modèle — ou écrivez librement — retouchez le texte, et envoyez. Le destinataire par défaut est l'adresse de la fiche ; vous pouvez la remplacer pour un envoi.
L'historique des messages partis figure sous le formulaire, avec leur statut — et, sous le destinataire, l'adresse qui a reçu la copie cachée s'il y en avait une. Une copie que le serveur d'envoi a refusée n'y figure pas.
« Non envoyé (logs) » n'est pas « Envoyé »
Si aucun serveur d'envoi n'est configuré sur votre instance, le message est écrit dans les journaux du serveur et ne part pas. Le statut le dit tel quel plutôt que d'afficher un succès : sans cela, vous attendriez une réponse à un message que personne n'a reçu.
Le message est figé au moment de l'envoi¶
Modifier un modèle ne change rien à ce qui est déjà parti. Relire un message d'il y a six mois montre le texte de l'époque — ce qu'il faut pour une discussion avec un client sur ce que vous m'aviez écrit.
Demander des informations¶
Dans le bloc Écrire à ce contact, cochez les informations à réclamer : prénom, nom, adresse email, téléphone, adresse, IBAN, numéro d'entreprise, site web.
Le contact reçoit un lien et remplit lui-même.
La page qu'il ouvre ne demande aucun compte : lui en faire créer un pour dire où il habite serait absurde. Elle affiche le nom de votre société, et pré-remplit ce que la fiche porte déjà — il corrige au lieu de tout ressaisir.
Rien n'entre sur la fiche sans vous
Une réponse reçue s'affiche en tête du bloc Écrire à ce contact, avec les valeurs saisies et un bouton Reporter sur la fiche. Tant que vous n'avez pas cliqué, la fiche n'a pas bougé d'un caractère.
C'est la même frontière que pour la lecture automatique des factures et les synchronisations bancaires : rien venant de l'extérieur ne s'écrit tout seul dans vos données.
Le lien est personnel et ne fonctionne qu'une fois. Passé ce cap, ou après expiration, il ne rouvre plus rien — il faut en renvoyer un.
Ouvrir un accès à Tako¶
Toujours dans le même bloc, le champ Ouvrir un accès à l'application permet de choisir un rôle. Un compte est alors créé sans mot de passe : la personne choisit le sien depuis le lien reçu, exactement comme pour une invitation.
Vous embauchez donc quelqu'un, lui demandez ses informations et lui ouvrez son accès en une seule action, depuis sa fiche.
Points de vigilance¶
- Le statut « non envoyé (logs) » veut dire que rien n'est parti. Il signale une instance sans serveur d'envoi configuré, pas une panne.
- Un lien de formulaire ne sert qu'une fois. Si le contact se trompe après envoi, renvoyez-lui un formulaire ; le premier lien est mort.
- Une réponse reçue attend votre validation. Regardez ce qui a été saisi avant de le reporter — c'est le seul moment où vous pouvez écarter une erreur de saisie.
- Un modèle supprimé ne retire rien de l'historique. Les messages déjà envoyés gardent leur texte. Si vous voulez seulement le retirer de la liste de choix, décochez Proposé au moment d'écrire plutôt que de le supprimer.
- Les jetons ne sont pas du texte libre. Seuls ceux proposés par les boutons sont remplacés ; tout le reste est retiré du message.